Uw financiële instelling hoeft geen Enron te zijn om met een corruptieschandaal te maken te krijgen, maar een plan om integriteit diep in uw bedrijfsvoering te verankeren is essentieel. Corruptie begint niet met steekpenningen, maar met blinde vlekken in uw controles. Hoe creëert u een effectief anti-omkoping & corruptieprogramma dat niet alleen voldoet aan de wettelijke verwachtingen, maar uw instelling ook proactief beschermt?
Een sterk anti-omkoping & corruptieprogramma (ABC) is net zo cruciaal geworden als uw AML-raamwerk. Het beschermt uw financiële instelling tegen juridische en reputatieschade. Het schept ook vertrouwen bij toezichthouders en versterkt een cultuur van ethische besluitvorming op alle niveaus van de organisatie.
Laten we bekijken hoe u een effectief ABC-programma opbouwt.
Wat is een anti-omkoping en corruptieprogramma?
Een ABC-programma kan worden gedefinieerd als een gestructureerd geheel van beleidslijnen, procedures en controles, ontworpen om omkoping en corruptierisico's binnen een organisatie te voorkomen, op te sporen en erop te reageren. Het omvat governance, risicobeoordelingen, due diligence van derden, training, monitoring en handhavingsmechanismen.
Financiële instellingen kunnen op twee manieren betrokken raken bij omkoping en corruptie. De eerste is intern. Dit gebeurt wanneer werknemers, leidinggevenden of derden steekpenningen aanbieden, vragen of aannemen om zakelijke beslissingen te beïnvloeden, een gunstige behandeling te verkrijgen of interne controles te omzeilen. De tweede is extern, of wanneer de instelling een kanaal of facilitator wordt voor omkoping via cliënten, derden of correspondentrelaties.
Wat is de EU-wetgeving inzake anti-omkoping en corruptie?
Voordat we ingaan op het creëren van een ABC-programma, is het belangrijk te weten wat de wetgeving erachter inhoudt. Dit helpt u bij het opstellen van een sterk ABC-beleid. Er is momenteel geen enkele EU-verordening die financiële instellingen expliciet verplicht een ABC-programma te hebben op dezelfde manier als AML-verplichtingen zijn gedefinieerd onder de EU-AML-richtlijnen. Verschillende belangrijke EU-wetten en -kaders impliceren echter de noodzaak van dergelijke programma's. Deze omvatten:
EU-AMLD's: de 5e en 6e AMLD vereisen dat bedrijven financiële-criminaliteitsrisico's identificeren en beperken, waaronder corruptie en omkoping, met name bij het omgaan met PEP's, hoogrisicolanden of complexe bedrijfsstructuren.
EU-klokkenluidersrichtlijn: vereist dat financiële instellingen met 50+ werknemers interne meldingskanalen implementeren voor schendingen van het EU-recht, waaronder omkoping en corruptie.
CSDDD: zal grote bedrijven, waaronder financiële instellingen, verplichten om negatieve gevolgen voor de mensenrechten en het milieu te identificeren, voorkomen en beperken, waaronder corruptie en omkoping als onderdeel van verantwoord ondernemen.
MiFID II: legt verplichtingen op het gebied van governance, belangenconflicten en bedrijfsvoering op. Dit omvat het implementeren van beleid om gedragsrisico's, waaronder onethische of corrupte praktijken, te identificeren en te beperken.
EBA-richtsnoeren: richtsnoeren van de EBA over intern governance, zoals EBA/GL/2021/05, vereisen dat bedrijven interne controleramenwerken hebben om onwettig of onethisch gedrag te voorkomen.
Wat moet er worden opgenomen in een anti-omkoping & corruptiebeleid?
Na het begrijpen van de wetgeving, zal uw ABC-beleid de hoeksteen van het programma vormen. Een goed opgesteld ABC-beleid verwoordt duidelijk het standpunt van de instelling tegen alle vormen van omkoping en corruptie en geeft ondubbelzinnige richtlijnen over wat als onaanvaardbaar gedrag wordt beschouwd.
Het schetst de normen waaraan werknemers, senior managers, bestuursleden, aannemers en derden zich moeten houden, zodat iedereen de grenzen van wettelijk en ethisch gedrag begrijpt. Het stelt ook de procedures vast voor due diligence van derden, controles voor geschenken, gastvrijheid en belangenconflicten, en mechanismen voor het melden van verdachte activiteiten.
Het beleid moet de toewijding van de instelling beschrijven aan de bescherming van klokkenluiders en het handhaven van disciplinaire maatregelen bij overtredingen, waarbij werknemers zich veilig voelen om misstanden te melden zonder angst voor represailles. Uiteindelijk dient het ABC-beleid als blauwdruk voor alle programmactiviteiten en stuurt het risicobeoordelingen, training, monitoring en onderzoeken. Het moet een levend document zijn dat regelmatig wordt herzien en bijgewerkt om in te spelen op evoluerende risico's, wetswijzigingen en lessen uit incidenten of audits.
Wat zijn de kerncomponenten van een anti-omkoping & corruptieprogramma?
Naast een sterk beleid moeten ABC-programma's de volgende essentiële componenten bevatten:
1. Monitoring, controles en auditing: doorlopende monitoring van transacties, geschenken, gastvrijheid en andere activiteiten, aangevuld met interne audits en controletesten om corrupte praktijken op te sporen en te voorkomen.
2. Meldingsmechanismen: vertrouwelijke kanalen voor werknemers en derden om vermoedelijke overtredingen te melden (bijv. klokkenluiderlijnen), samen met duidelijke, gedocumenteerde processen voor het snel onderzoeken van beschuldigingen en het nemen van corrigerende maatregelen.
3. Due diligence van derden: robuuste procedures voor het screenen, onboarden en continu monitoren van leveranciers, agenten, consultants en andere tussenpersonen.
4. Beheer van belangenconflicten: processen om belangenconflicten die tot corrupte praktijken kunnen leiden, te identificeren, te melden en te beheren.
5. Training en bewustwording: regelmatige trainingsprogramma's om werknemers en relevante derden te informeren over omkopingsrisico's, het ABC-beleid van de instelling, rode vlaggen en hun verantwoordelijkheden bij het voorkomen van corruptie.
Wat zijn voorbeelden van corruptie in een financiële instelling?
Het kennen van voorbeelden van mogelijke corruptie- of omkopingsscenario's in uw financiële instelling kan u helpen beter beleid, betere controles en trainingen op te stellen. Door te begrijpen hoe risico's zich in de praktijk manifesteren, kunt u gerichte maatregelen ontwerpen die specifieke kwetsbaarheden aanpakken. Voorbeelden uit de praktijk maken training ook herkenbaarder en effectiever, waardoor werknemers rode vlaggen leren herkennen en gepast reageren. Klik op de dropdownmenu's om vier voorbeelden te bekijken:
Anti-omkoping en corruptie: bescherming van uw financiële instelling
Het opbouwen van een effectief ABC-programma gaat niet alleen om het afvinken van wettelijke vereisten, maar om het beschermen van de kernwaarden die de geloofwaardigheid en het langetermijnsucces van een financiële instelling bepalen.
Door ethische praktijken te verankeren in de dagelijkse bedrijfsvoering, werknemers in staat te stellen misstanden te melden en voorop te blijven lopen op opkomende risico's, kunnen financiële instellingen meer doen dan wangedrag voorkomen; ze kunnen het goede voorbeeld geven door een hogere standaard te stellen voor verantwoord ondernemen. In een sector waar vertrouwen de valuta is, stuurt een goed ontworpen ABC-raamwerk een duidelijke boodschap: integriteit is niet onderhandelbaar.
