Bedrijven maken zich steeds meer zorgen over de reglementaire kosten die ontstaan telkens wanneer een nieuw juridisch kader wordt ingevoerd. De belanghebbenden vrezen dat de nalevingskosten de groei van bedrijven zullen afremmen en zullen leiden tot zeer restrictieve bedrijfsomgevingen.
Wat bedoelen we met "nalevingskosten"?
Nalevingskosten hebben betrekking op alle uitgaven van een bedrijf om te voldoen aan de reglementaire vereisten waaraan het is onderworpen. Nalevingskosten kunnen ook uitgaven omvatten voor het creëren van een nalevingscultuur binnen het bedrijf en voor het dekken van eventuele boetes voor vertragingen of niet-naleving van het juridische kader.
Volgens de OESO-richtlijn kunnen nalevingskosten worden onderverdeeld in administratieve lasten, administratie- en handhavingskosten, en substantiële nalevingskosten. Substantiele kosten omvatten uitgaven gerelateerd aan verschillende categorieën zoals implementatiekosten, directe arbeidskosten (d.w.z. lonen), uitrustingskosten, materiaalkosten en externe diensten.
Een nauwkeurige kostenbeoordeling wordt uitgevoerd in het licht van een kosteneffectieve benadering en draagt bij aan een beter beheer van de totale kosten van een bedrijf en de ontwikkeling ervan. De volledige identificatie en beoordeling van alle nalevingskosten in een bedrijf kan een lastig proces zijn, afhankelijk van de beschikbare gegevens.
Wat zijn de redenen achter de stijgende kosten van reglementaire naleving?
De nalevingskosten zijn gestegen na de economische crisis omdat de autoriteiten geneigd zijn een meer beschermende benadering te hanteren ten gunste van de financiële markt en de consumenten. Naleving is een continu proces. GDPR, MiFID II zijn slechts enkele van de recentste regelgevingen in Europa die naleving veeleisender hebben gemaakt en daardoor de kosten hebben verhoogd.
Een andere factor die de kosten verhoogt, is het uitbesteden van nalevingsfuncties of -activiteiten. Veel bedrijven hebben niet genoeg personeel of voldoende gekwalificeerde professionals in hun nalevingsafdelingen. Daarom vertrouwen ze op externe expertise, wat extra kosten met zich meebrengt.
Hoe omgaan met en de kosten van naleving verlagen?
De investering in moderne IT-tools die een deel van het proces automatiseren. Op deze manier krijgen de toegewijde professionals tijd om zich te concentreren op het analyseren van de gegevens en de specifieke gevallen, en besteden ze geen eindeloze uren aan repetitieve controles en routinetaken. Veel entiteiten hebben, om hun kosten op lange termijn te beheersen, geïnvesteerd in Enterprise Information Management (EIM) of andere AML-bedrijfsoplossingen, zoals transactiedetectie- en monitoringsystemen.
De vraag die rijst is hoe de toekomst van naleving eruit zal zien. Zullen de kosten blijven stijgen en zullen bedrijven blijven worstelen om te voldoen aan reglementaire vereisten? Wat zeker is, is dat we ons in een tijdperk van veranderingen bevinden die meer lasten hebben gebracht voor nalevingsprofessionals.
De behoefte aan meer regelgeving en veiligheid op de markt botst met de last van hoge nalevingskosten. Kosten hebben een verdere impact op de groei van entiteiten omdat ze minder investeren in creativiteit en groei, aangezien een groot deel van het budget naar nalevingsdoeleinden gaat.
Een van de manieren om het inhuren van legers personeel te vermijden en inefficiënte prestaties aan te pakken, is de investering in moderne IT-tools die een deel van het proces automatiseren. Op deze manier krijgen de toegewijde professionals tijd om zich te concentreren op het analyseren van de gegevens en de specifieke gevallen, en besteden ze geen eindeloze uren aan repetitieve controles en routinetaken. Veel entiteiten hebben, om hun kosten op lange termijn te beheersen, geïnvesteerd in Enterprise Information Management (EIM) of andere AML-bedrijfsoplossingen, zoals transactiedetectie- en monitoringsystemen. EIM verwijst naar het structureren, opslaan en verwerken van alle gegevens van een bedrijf. EIM onthult inzichten die bedrijven kunnen helpen meer te bereiken en te groeien. Vanuit een nalevingsperspectief is alle informatie in een bedrijf relevant voor de onderneming en dus nuttig. Bedrijven realiseren zich dat zelfs ongestructureerde informatie zoals e-mails nuttig kan zijn. Het concreet organiseren en verwerken van alle gegevens maakt het werk van nalevingsprofessionals gemakkelijker en vermindert de nalevingskosten.
Bovendien is het herstructureren van de organisatie van de nalevingsfunctie in een entiteit cruciaal. Sommige entiteiten hebben nog steeds teams die zodanig zijn georganiseerd dat ze niet kunnen omgaan met verhoogde nalevingsbehoeften. Een adequaat aantal professionals, met verschillende senioriteitsniveaus, is noodzakelijk. Een Chief Compliance Officer is niet langer voldoende.
