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Une solide culture de la conformité contribue à jeter les bases d'un impact positif durable pour une entreprise, ses employés et ses clients, grâce à des pratiques éthiques, des valeurs claires et le respect de la législation locale et internationale. Malgré ses avantages et sa nécessité juridique, la plupart des entreprises ne disposent pas d'une véritable culture de la conformité. Comment améliorer cette situation ?
À l'ère d'une surveillance réglementaire accrue et en raison de l'évolution rapide des marchés et du dynamisme des entreprises, les organisations ont plus que jamais besoin d'une approche proactive de la culture de la conformité.
Une solide culture de la conformité ne protège pas seulement une organisation contre les problèmes juridiques et de réputation, mais elle favorise également une culture qui valorise l'honnêteté, l'ouverture et la responsabilité. En faisant de la conformité une valeur fondamentale, les organisations peuvent susciter la confiance, encourager l'engagement des employés et créer des liens durables avec les clients.
Dans une enquête menée par Pideeco, sur les 208 parmi les professionnels de la conformité interrogés, 63 % estiment qu'une faible culture de la conformité est un problème majeur qui contribue à l'échec des programmes de lutte contre le blanchiment d'argent dans certaines institutions financières. Voyons comment y remédier.
Qu'est-ce que la culture de conformité ?
La culture de conformité peut être définie comme un élément intrinsèque et fondamental de la culture générale d'une entreprise dans laquelle sont exprimés dans le travail quotidien de chaque membre du personnel.
Tous les employés - du directeur le plus haut placé au stagiaire le plus récent - devraient intégrer la conformité dans leur travail quotidien plutôt que de reléguer cette tâche au seul département de la conformité. Les relations commerciales avec les clients, les liens entre les départements, les relations entre les collègues et la communications avec les régulateurs doivent tous refléter les idéaux éthiques d'une entreprise.
Pourquoi la culture de conformité est-elle importante ?
Une solide culture de la conformité a de nombreux effets bénéfiques durables sur une entreprise, ses activités avec les clients et son personnel. Il s'agit notamment d'une confiance accrue des consommateurs, d'une diminution des risques juridiques et de réputation, d'une efficacité opérationnelle accrue et d'une amélioration du moral et de la satisfaction au travail du personnel.
Cela permet non seulement à votre entreprise d'être plus productive et d'éviter les ennuis, mais aussi d'arrêter et de signaler les comportements contraires à l'éthique ou malhonnêtes, contribuant ainsi à perturber les activités criminelles. En outre, la promotion d'une culture de la conformité garantit la durabilité à long terme en adhérant aux normes réglementaires et aux meilleures pratiques.
Une mauvaise culture de la conformité peut au contraire avoir de graves conséquences pour une entreprise. Plusieurs effets négatifs peuvent résulter d'un comportement non éthique des employés, d'une mauvaise communication, de l'ignorance des questions de conformité ou la perte de réputation, entre autres.
Quels sont les éléments d'une solide culture de la conformité ?
Une culture de conformité solide est le point culminant des éléments suivants :
1
Des politiques et des procédures efficaces: Des politiques et des procédures bien conçues apportent clarté et cohérence aux attentes en matière de conformité, en guidant les employés vers la bonne marche à suivre.
2
Un service de conformité efficace: un service de conformité compétent assure la mise en oeuvre et la supervision des initiatives de conformité, en atténuant les risques et en promouvant le respect des réglementations.
3
Tone from the top (management senior): l'engagement en matière de conformité de la direction générale établit la norme en matière de comportement éthique et de respect des réglementations dans l'ensemble de l'organisation.
4
Entraînement dynamique: Des programmes de formation interactifs et complets permettent aux employés d'acquérir les connaissances et les compétences nécessaires pour relever efficacement les défis de la conformité.
5
Engagement réussi des salariés: L'implication des employés dans les initiatives de conformité favorise un sentiment d'appropriation, de responsabilité et de participation active au maintien d'une culture de la conformité.
6
Technologie et outils de haute qualité: L'utilisation de technologies et d'outils avancés améliore l'efficacité, la gestion des données et la prise de décision dans les processus de conformité, ce qui permet aux organisations de s'adapter efficacement à l'évolution du contexte réglementaire.
Comment promouvoir la culture de la conformité ?
La promotion de la culture de conformité doit être un effort régulier qui favorise l'engagement collectif de tous les employés de l'entreprise.
L'implication de la direction générale est également un facteur essentiel au succès d'un état d'esprit efficace en matière de conformité. Connue sous le nom de "tone from the top", cette pratique implique que les cadres supérieurs promeuvent un comportement éthique, encouragent la responsabilité, démontrent leur engagement en faveur de la conformité et fournissent les ressources nécessaires à la promotion d'une culture de l'intégrité.
Voyons comment le service de conformité et la direction générale peuvent être utilisés pour promouvoir la culture de la conformité :
Le rôle du service de conformité
Le service de conformité d'une institution financière joue un rôle clé dans la promotion d'une solide culture de la conformité. Elle explique et transmet les exigences réglementaires, oriente et forme les membres du personnel et veille au respect des exigences internes et externes.
Ils instaurent une culture où les normes éthiques sont respectées et anticipées dans l'ensemble de l'organisation en traitant les cas de non-conformité, en procédant à des évaluations des risques et en rédigeant et en appliquant des politiques de conformité. L'organisation de formations dynamiques et le développement de l'engagement des employés par le biais de diverses activités sont également des tâches essentielles réalisées par le service de conformité, qui contribuent à favoriser une culture de conformité positive.
Le rôle de l'encadrement supérieur
Les cadres supérieurs donnent le ton en démontrant leur engagement en faveur de la conformité. Ils soulignent la valeur d'une conduite éthique et du respect des réglementations à l'ensemble du personnel par le biais d'une communication constante. La direction générale fait clairement comprendre que la conformité est un élément clé de l'état d'esprit général de l'organisation en intégrant la conformité dans la mission, la vision et les valeurs de l'entreprise.
Ils distribuent également les fonds et l'assistance nécessaire pour encourager le respect des règles au sein de l'entreprise en dotant le service de conformité d'un personnel suffisant et des outils pour s'acquitter efficacement de leurs tâches.
Les cadres supérieurs montrent qu'ils sont déterminés à favoriser une atmosphère respectueuse de la conformité en investissant dans l'infrastructure de conformité.
Culture de conformité : un engagement permanent
Le développement d'une culture de la conformité est un engagement permanent qui exige une attention continue et une participation active. Il va au-delà du simple respect des règles.
La communication claire des valeurs, des attentes et des codes de conduite d'une organisation est essentielle pour s'assurer que chaque employé comprenne l'engagement de l'entreprise en matière de conformité. Cela doit se faire par le biais de politiques et de procédures efficaces, de sessions de formation dynamiques et d'activités intéressantes (et pourquoi pas amusantes) d'engagement des employés.
Le fait de créer des canaux de communication et d'information transparents, tels que les lignes directes présentes pour le whistleblowing, permet de faire la promotion d'une culture qui encourage le dialogue ouvert et la confiance. Le maintien d'un engagement à respecter des normes éthiques élevées et à se conformer à la réglementation est un voyage permanent qui exige un dévouement collectif.
Qu'est-ce qu'une top-down approach ou une culture du tone-at-the-top ? Découvrez sa définition et comment le ...
Top-downThu 18 April 2019
Experts en gestion des risques et conformité réglementaire
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