Hoe zoek je als onderneming of AML-aangewezen entiteit het btw-nummer van een tegenpartij op? Of je nu nagaat of de wederpartij btw-plichtig is, of een btw-status in een CDD-dossier bevestigt: de check dient zowel de btw als KYC op vennootschappen.
Het opzoeken van het nummer komt onder meer voor bij:
Schadedossiers: de verzekeraar moet weten welke btw de verzekerde kan recupereren vóór uitbetaling.
CDD/KYC: een aangewezen entiteit die maandelijkse of halfjaarlijkse aangiften indient, is een signaal van reële activiteit, te kruisen met andere bronnen.
Vermogensbeheer: de beheerder moet weten of de portefeuillehouder / ondernemer de btw kan recupereren en die niet mag aanrekenen.
Wat is een intra-EU-btw-nummer?
Een intra-EU-btw-nummer combineert een landvoorvoegsel van twee letters met het nationale nummer. Belgisch voorbeeld: BE gevolgd door 10 cijfers. Elke lidstaat geeft het zijne uit. Dat nummer is nodig voor grensoverschrijdende leveringen en diensten in de EU. Formaten verschillen (lengte, letters vs cijfers, checksum). De Commissie publiceert ze op btw-identificatienummers: gebruik die lijst, geen blogtabel. Verzin geen prefix. IE is Ierland; XI is Noord-Ierland na Brexit; GB wordt niet meer gevalideerd.
Nationaal nummer versus intra-EU-nummer
Het nationale nummer dient voor binnenlandse plichten. Het intra-EU-nummer (met voorvoegsel) activeert intra-EU-btw. Verschillende staten eisen een aparte inschrijving of activatie voor intra-EU-verrichtingen: een lokaal geldig nummer kan in VIES dus « invalid » zijn. Sinds 1 januari 2021 is validatie van GB-nummers gestopt; XI-nummers dekken Noord-Ierland.
Een nummer controleren met VIES, stap voor stap
VIES (VAT Information Exchange System) is het instrument van de Europese Commissie. Het is geen zelfstandige databank: de zoekmachine bevraagt in real time de nationale bestanden. Stappen:
Open VIES on-the-Web.
Kies de lidstaat of Noord-Ierland in het menu.
Voer het nummer in (met of zonder voorvoegsel, afhankelijk van het scherm).
Lees het resultaat: « Yes, valid VAT number » of « No, invalid VAT number ».
Your Europe beschrijft dezelfde controle: Your Europe.
Gebruik VIES bij onboarding en opnieuw bij een wijziging van naam, adres, btw-status of facturerende entiteit. Een screenshot uit 2019 bewijst de levering van 2026 niet. Bij « valid » archiveer je het consultatienummer als VIES er een toont, plus datum, uur en het bevraagde nummer. Bij « invalid » « herstel » je dat niet door te herhalen tot het groen wordt: behandel het als een stop, of vraag het intra-EU-nummer dat effectief op de facturen staat.
VIES vervangt geen nationale opzoeking. In België moet een in VIES geldig nummer nog worden gelezen tegen de Kruispuntbank van Ondernemingen en, voor een AML-dossier, het Belgische UBO-register. Een geldig btw-nummer bewijst geen activiteit, geen UBO en geen afwezigheid van sancties. Het beantwoordt alleen: meldde de lidstaat op dat moment deze identifier als intra-EU-actief?
Grenzen van VIES
De gegevens komen uit nationale administraties; de Commissie garandeert de juistheid niet. VIES-web geeft geen naam of adres terug (gegevensbescherming). Bevestiging « nummer gekoppeld aan een naam / adres » loopt via het nationale Central Liaison Office. Ongeldigheidsredenen: nummer bestaat niet, is niet geactiveerd voor intra-EU, of de inschrijving is onvolledig. Onbeschikbaarheid komt voor (nationale backups). Alleen belastingdiensten geven een nummer uit: wantrouw betaalde aanbiedingen.
VIES in een AML-dossier versus een btw-dossier
Voor btw is de vraag: kan ik de intra-EU-vrijstelling toepassen, en heb ik het nummer gecontroleerd dat gold op de factuurdatum? Voor AML: komt deze identifier overeen met een echte, coherente tegenpartij? Een geldige VIES-hit plus een leeg of onwaarschijnlijk bedrijfsprofiel is een rode vlag, geen comfortfactor. Omgekeerd is een ongeldige hit op een nummer in het contract een reden om onboarding te pauzeren, ook als de naam « bekend » lijkt.
Houd de twee dossiers gescheiden. Het btw-archief (PDF, consultatienummer, factuur) schraagt de fiscale positie. Het AML-archief (KYC op vennootschappen, Belgische UBO-register, activiteit, eigendom) schraagt de risicobeslissing. Een VIES-screenshot in het KYC-dossier is alleen nuttig als je ook opschrijft wat je eruit concludeert.
Traceerbaarheid van de controle
Bewaar de check als getimestampte PDF in het dossier. Herhaal de controle als de leverancier terugkomt, en schakel de nationale administratie in bij twijfel of onbeschikbaarheid. Voor de identiteit van de tegenpartij kruis je VIES met het Belgische UBO-register en KYC op vennootschappen.
FAQ
Is VIES voldoende om een intra-EU-btw-vrijstelling te staven? Een « valid »-resultaat is één element, geen alleenstaand bewijs. Bewaar factuur, contract en de getimestampte PDF, en documenteer waarom het intra-EU-regime geldt.
Waarom is een lokaal geldig nummer invalid in VIES? Vaak omdat het niet is geactiveerd voor intra-EU-verrichtingen, of omdat de inschrijving niet is afgerond.
Hoe controleer je naam en adres bij het nummer? Niet via VIES-web. Vraag het CLO / de nationale administratie, en kruis handelsregister en Belgische UBO-register.
Wat als VIES onbeschikbaar is? Probeer opnieuw, archiveer de poging, en contacteer de nationale administratie. Koop geen « btw-nummer » bij een tussenpersoon.
Officiële bronnen
VIES ; Your Europe (« Check a VAT number ») ; Commissiepagina btw-identificatienummers.
