Verdachte transactierapporten (SAR's) opgesteld door financiële instellingen bevatten een van de meest waardevolle informatie die beschikbaar is voor rechtshandhavingsinstanties in de strijd tegen financiële criminaliteit. Toch heeft het FinCEN Files-schandaal van 2020 aangetoond dat grote banken er jarenlang consequent niet in zijn geslaagd om correcte rapporten op te stellen en in te dienen. Wat kunnen we leren van hun fouten om de perfecte SAR te kunnen samenstellen?
In 2018 lekten meer dan 2.100 SAR's uit het Financial Crimes Enforcement Network (FinCEN) van het Amerikaanse ministerie van Financiën, waardoor hun zwakheden en ongevoeligheden aan het licht kwamen. Bekend als de FinCEN Files, toonde het wangedrag dat aan het licht werd gebracht door Buzzfeed News en het International Consortium of Investigative Journalists (ICIJ) aan hoe een ineffectief SAR-regime grote mondiale financiële instellingen ertoe aanzette witwassen, drugshandel, terrorisme en piramidespelen te faciliteren.
De manier waarop SAR's worden behandeld, gaat vaak gepaard met basisfouten. Elementen zoals het verhaal, trefwoorden, doelstelling en timing van indiening kunnen een groot verschil maken in de kwaliteit van de rapporten. FinCEN Files hebben benadrukt hoe SAR's vaak te laat werden ingediend, met onvolledige informatie en om de verkeerde redenen.
Rechtshandhavingsinstanties en financiële inlichtingeneenheden (FIU's) worden overspoeld met rapporten van slechte kwaliteit, waardoor het belastend of bijna onmogelijk wordt om ze met de nodige aandacht te behandelen. Wat maakt dan een perfecte SAR?
Wat een SAR is/niet is
Voordat we ingaan op de technische aspecten van het schrijven van een perfect Verdacht Transactierapport, moet men eerst begrijpen wat een SAR is en wat niet.
Een SAR is een kort document opgesteld door een financiële instelling om een verdacht gedrag of transactie van een cliënt te melden. Als een persoon ervan wordt verdacht betrokken te zijn bij een vorm van financiële criminaliteit, moet het rapport kort de identiteit van de persoon en een korte beschrijving van de transactie of het gedrag dat als verdacht wordt beschouwd, uitleggen.
Een SAR is een kort document opgesteld door een financiële instelling om een verdacht gedrag of transactie van een cliënt te melden. Als een persoon ervan wordt verdacht betrokken te zijn bij een vorm van financiële criminaliteit, moet het rapport kort de identiteit van de persoon en een korte beschrijving van de transactie of het gedrag dat als verdacht wordt beschouwd, uitleggen.
Een SAR is geen defensief document voor indekking, wat betekent dat ze niet bestaan om autoriteiten tevreden te stellen, uw financiële instelling er goed te laten uitzien of boetes te vermijden. Het melden van verdacht gedrag moet een proactieve activiteit zijn om de stroom van zwart geld te stoppen, niet om een bank te beschermen tegen fouten of nalatigheid uit het verleden.
Wat is het verschil tussen een SAR, een STR, een UTR en een CTR?
Een Verdachte Transactie Rapport (STR) en een Ongebruikelijk Transactie Rapport (UTR) zijn onderling uitwisselbare termen die worden gebruikt voor een SAR. Een Currency Transaction Report (CTR) daarentegen is een formulier dat moet worden ingevuld door een bankmedewerker wanneer een contante transactie van meer dan $10.000 wordt uitgevoerd door een cliënt. Ze zijn verplicht in de Verenigde Staten, maar zijn ook in verschillende vormen overgenomen in andere gebieden. Een CTR mag niet naar de lokale FIU worden gestuurd, maar kan uitgroeien tot een SAR als de activiteit als verdacht wordt beschouwd.
Hoe construeert u een verhaal voor een SAR?
SAR's worden gelezen door analisten in nationale FIU's die moeten proberen te begrijpen wie uw cliënt is en waarom de door hem/haar uitgevoerde transactie verdacht is. Om de fout te vermijden een verwarrend of onvolledig rapport te schrijven dat weinig nut heeft, verplaatst u zich in de schoenen van de lezer. Om u te helpen een beter verhaal voor uw STR's te schrijven, gebruikt u de 5 W's:
1. Wie: Neem de nodige informatie op over de identiteit van de persoon/personen waarover u rapporteert. Dit omvat hun naam, adres, functie, geboortedatum en rekeningnummer. Als een medewerker van een dierenwinkel transacties uitvoert die buiten zijn/haar inkomen vallen, of een negentienjarige miljoenen euro's beheert, kan dit de FIU-analist helpen om snel het verdachte gedrag te identificeren. Voor bedrijven, zorg ervoor dat u de identiteiten van de UBO's vermeldt.
2. Wanneer: Voeg de precieze datum toe waarop het verdachte gedrag plaatsvond. Als het zich over een bepaalde periode voordeed, schrijf dan de tijdlijn van gebeurtenissen uit. Als de activiteit meerdere opnames aan een geldautomaat omvatte, geef dan de exacte uren van elke opname. Dit helpt de FIU-analist een beter beeld te krijgen van hoe de verdachte activiteit evolueerde.
3. Waar: Indien van toepassing, zorg ervoor dat u de locatie vermeldt waar de verdachte handeling plaatsvond, zoals het adres van het kantoor of de geldautomaat. Een persoon die in de ene stad woont maar naar een andere stad gaat om contant geld op te nemen of naar meerdere kantoren gaat om contant geld te storten, kan FIU-analisten helpen de waarschuwingssignalen van een illegale activiteit te herkennen.
4. Wat: Beschrijf in detail wat er gebeurde waardoor u dacht dat de activiteit verdacht was. Zet de verschillende stappen van de transactie(s) en/of contante opnames/stortingen op een rij. Dit is waar de FIU-analist echt zal begrijpen wat er is gebeurd. Wees beknopt maar laat geen noodzakelijke details weg en zorg ervoor dat u vermeldt hoe de activiteit werd gemarkeerd – monitoringtool, lookback, enz.
5. Waarom: Leg uit waarom u denkt dat het gedrag verdacht is. Noem de redenen: witwassen, belastingontduiking, trechterrekening, enz. Dit helpt de FIU-analist bij het categoriseren van uw rapport. FIU's zoals FinCEN willen dat u trefwoorden gebruikt om het type activiteit waarover u rapporteert te markeren. Hun lijst met trefwoorden kan nuttig zijn voor elke financiële instelling ter wereld.
Do's en don'ts van een Verdacht Transactierapport
Nu u weet wat een goed verhaal voor een STR vormt, bekijken we wat een Verdacht Transactierapport doet opvallen en wat niet.
DO'S | DON'TS |
|---|---|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Kwaliteit versus kwantiteit
Financiële Inlichtingeneenheden worden overspoeld met STR's en zijn niet in staat deze op een efficiënte manier te doorzoeken. Tussen 2011 en 2017 ontving FinCEN meer dan 12 miljoen SAR's van financiële instellingen.
Zoals eerder in het artikel vermeld, hebben financiële instellingen de neiging om SAR's op te stellen als defensieve documenten tegen eerdere misstappen en nalatigheden. Dit vermindert niet alleen de waarde en kwaliteit van de rapporten, maar beschermt banken ook niet tegen juridische stappen. Het indienen van een SAR ontslaat een financiële instelling niet van verantwoordelijkheid en toezichthouders kunnen indien nodig in de rechtbank tegen hen blijven optreden.
Dit defensieve mechanisme wordt vaak geassocieerd met overmatige rapportage. Bekend als "crying wolf," worden SAR's vaak opgesteld voor elk gedrag of elke transactie die zelfs maar enigszins verdacht is, zonder een daadwerkelijk onderzoek van de kant van de financiële instelling, alleen maar om zichzelf te "beschermen" tegen toezichthouders en te laten zien dat hun AML/CTF-regimes optimaal zijn. Echter, 90% van alle STR's hebben geen onmiddellijke waarde, waarbij slechts 10% leidt tot een onderzoek door FIU's.
Bij het schrijven van een SAR, streef naar kwaliteit, niet naar kwantiteit. Voordat u begint met het daadwerkelijke opstellen van het rapport, zorg ervoor dat u onderzoekt of de transactie al dan niet verdacht is. Dit kan door documenten met betrekking tot de transactie op te vragen of door de accountmanager van de cliënt te vragen of het gedrag van de cliënt als normaal kan worden beschouwd of niet. Dit mag echter niet worden gedaan om de angst voor rapportage aan te wakkeren.
Begrijpen wat een STR is, het verhaal perfectioneren en de juiste trefwoorden kennen, is nutteloos als men zich niet richt op kwaliteit boven kwantiteit, en deze elementen samen zijn de sleutel tot het schrijven van de perfecte SAR.
Een blik op België
In 2020 kwam 55% van de witwaszaken die aan de Belgische gerechtelijke autoriteiten werden overgedragen, van SAR's ingediend door banken. In de loop der jaren is er een lichte, maar gestage groei geweest van nieuwe dossiers die aan de Belgische autoriteiten werden overgedragen dankzij STR's. Dit is deels te danken aan de bijgewerkte richtlijnen van de Belgische nationale FIU, de CTIF.
