Hoe belangrijk zijn audit trails voor uw bedrijf?

Hoe belangrijk zijn audit trails voor uw bedrijf?

Een audit trail (ook wel audit log genoemd) is een relevante chronologische registratie van acties, een set bestanden, of de bestemming van een verzameling records die een opeenvolging van opeenvolgende activiteiten of gebeurtenissen binnen een operationele omgeving, een procedure of een ander proces vertegenwoordigen.

Deze stapsgewijze registratie van de uitgevoerde gebeurtenissen of andere reeksen documenten of beslissingen kan van belang zijn bij audits, klachten, rechtszaken, maar ook wanneer fraude of interne fraude aan het licht moet worden gebracht.

Door het formaliseren van doortastende acties maken auditlogs het mogelijk om een reconciliatie te maken vanaf het moment dat een gebeurtenis of activiteit wordt gecreëerd of herzien, naar de uiteindelijke archivering of oplevering indien dit nodig is.


Wat is een audit trail in de praktijk ?
Waarom is een audit trail zo belangrijk om op te zetten tussen uw bedrijfsprocessen en beslissingen?

Door middel van controles en evaluaties achteraf kunnen enkele pertinente vragen worden gesteld die bedrijven in staat stellen om de correcte implementatie van systemen te controleren en bij te sturen.

Deze operationele controle geeft het management het comfort dat een proactieve aanpak bijdraagt tot minder fouten en klachten.
Als de wijziging perfect aan de gebruiker kan worden toegewezen, vergemakkelijkt dit de zoekacties wanneer dat nodig is.

Het hebben van auditlogboeken toont ook de volwassenheid van het bedrijf en zijn processen aan.
Voor veel verschillende overwegingen - klanttevredenheid, naleving van de regelgeving, controle op de naleving van de regelgeving, externe audits, .... - het is essentieel om uw bedrijfsvoering te kunnen verantwoorden en aan te tonen dat uw bedrijfsethiek en -normen naar behoren worden nageleefd.


- Financiële administratie maar ook daarna KYC profielen, MiFID classificaties, AML Risk scorings....
- Screeningresultaten met zoekdatum (tijdstempel)
- Kennisgeving van de ontvangst van post tijdens bewustmakingscampagnes
- AML-testen
- Bewijs van 4eyes principes
- IT toegang en geldigheid
- Toegang tot gebruikersplatformen (voor het geval dat een medewerker naar een andere afdeling overgaat)
- Allerlei andere gegevens
Wat zijn de verschillende soorten controlesporen?


Hoe bouw je een audit trail op?
Voor financiële instellingen neemt de oude methode van veilig handmatig archiveren van kritische documentatie graag af. Tegenwoordig worden de trackingmethodieken ofwel via stand-alone data met gemeenschappelijke desktop utilities of gecentraliseerde beheersystemen uitgevoerd.

Door gebruik te maken van centrale workflow tools is het eenvoudiger om deze audit trails in te bouwen in een procesgestuurde omgeving. Het stelt u ook in staat om de rapportage te vereenvoudigen en controles uit te voeren. Het gebruik van data en metadata in deze processen wordt uiterst belangrijk.

Bij het gebruik van Office Suite applicaties zoals Excel en Access bestaat de mogelijkheid om een audit trail, toegangsregels en vier ogen principe in te bouwen evenzeer als in verder gedigitaliseerde omgevingen.



  • 1.

    Automatisch opgeslagen of een back-up beschikbaar;

  • 2.

    Tijdsreeksen (per datum en uur);

  • 3.

    Beperkte toegangsrechten;

  • 4.

    Bewerk- of schrijftoegang na de events beperkt tot een aantal welomschreven personen (geen override mogelijkheden);

  • 5.

    een uitzonderlijk behandeling rapport (waarom is er een verzoek tot wijziging van het rapport ingediend); en

  • 6.

    de eindverantwoordelijke op de hoogte stellen van een eventuele wijziging van een record (ook voor corrupte gegevens en het uitvallen van het systeem).

+ GEKOPPELD ARTIKELEN

Conduct Risk, het hete hangijzer van de afgelopen jaren. Van principes tot resultaten, ontdek hoe u uw zakelijke risicobereidheid kunt verwoorden door uw winstgeschiktheid te definiëren.

Financial Firms Wed 08 May 2019 6e AML-richtlijn (6AMLD): De Europese harmonisatie

De EU-lidstaten hebben tot 3 december 2020 de tijd om de Zesde Richtlijn 6AMLD om te zetten en de nodige wettelijke en bestuursrechtelijke bepalingen in werking te doen treden om aan de EU-witwasrichtlijn 2018/1673 te vo...

De nalevingskosten hebben betrekking op alle kosten van een bedrijf om alle wettelijke vereisten te dekken die door de wet worden opgelegd. Tegenwoordig zijn de kosten van compliance gestegen na de economische crisis, om...

Governance Thu 08 November 2018 Hoe boek je een goede consultant voor je projecten?

Een adviesbureau inhuren ? Vermijd fouten, leer wat u moet weten voordat u uw nieuwe consultant collega kiest !

0 opmerkingen
opmerkingen toevoegen