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De nos jours, la transparence et la conduite éthique sont cruciales pour les entreprises, ce qui rend les canaux de signalement essentiels pour signaler les pratiques contraires à l'éthique sans crainte de représailles. Un système d'alerte efficace promeut l'intégrité et protège les organisations contre les préjudices juridiques et les atteintes à la réputation. En tant qu'élément fondamental de la gestion de la conformité, ces canaux doivent préserver la confidentialité, comme l'exige la directive de l'UE sur la protection des lanceurs d'alerte du 23 octobre 2019. Cette directive vise à offrir une protection juridique aux travailleurs, qu'ils soient actifs dans le secteur public ou privé.
Aujourd'hui encore, de nombreux employés hésitent à dénoncer des comportements répréhensibles par crainte de représailles. Quelles sont les stratégies clés pour mettre en place un processus de signalement efficace ? Voici un guide complet sur sa mise en place et sur les raisons de son importance.
Qu'est-ce qu'un canal de signalement ?
Un canal de signalement, ou de dénonciation, est un outil de communication confidentiel et simple. Il permet aux travailleurs d'une organisation publique ou privée, ou qui sont en contact avec une telle organisation dans le cadre de leurs activités professionnelles, de signaler éventuellement des pratiques préjudiciables.
Ces personnes sont appelées des "lanceurs d'alertes".
En règle générale, cet outil de signalement est géré par le responsable de la conformité, qui est la seule personne à connaître l'identité du dénonciateur et les informations relatives aux infractions signalées. Cet arrangement simplifie la gestion du rapport par le biais de réunions privées au cours de la phase de détection et d'enquête, facilitant ainsi une transition en douceur vers la phase de poursuite. En outre, les institutions et organes de l'UE ont l'obligation légale de mettre en oeuvre des procédures de dénonciation claires.
Quels sont les problèmes rencontrés par les lanceurs d'alertes ?
Malgré des lignes directrices établies et la reconnaissance de la nécessité de protéger les lanceurs d'alertes, les canaux de signalement en Belgique ne sont pas à la hauteur. Clara Hanot dénonce des barrières culturelles, soulignant le mauvais classement du pays en matière de protection des lanceurs d'alertes.
L'actuelle "approche à deux voies" protège les rapports authentiques, mais laisse vulnérables ceux qui sont jugés "trompeurs". Cette ambiguïté décourage les dénonciateurs potentiels qui craignent des représailles. La protection des dénonciateurs pose d'autres problèmes, en particulier dans le domaine de l'application de la loi. Dans ce domaine, les individus sont confrontés à des obstacles juridiques et même à des attaques politiques. Les entreprises de ressources humaines et les institutions publiques voient souvent les dénonciations d'un mauvais oeil, les considérant comme immatures et controversées. Ils fournissent souvent des informations juridiques obsolètes et ne parviennent pas à responsabiliser les employeurs, ce qui révèle des lacunes tant juridiques que culturelles.
Pourquoi les canaux de signalement sont-ils importants ?
Paul Moore, responsable du risque réglementaire du groupe HBOS au début des années 2000, s'est inquiété des pratiques de prêt agressives de la banque. Il estimait que ces pratiques pouvaient entraîner de graves problèmes financiers à terme. Cependant, au lieu de répondre à ses préoccupations, HBOS l'a licencié en 2004. Quelques années plus tard, HBOS a connu des difficultés financières et a dû être renflouée massivement par le gouvernement en 2008. L'affaire Moore est devenue une histoire édifiante, soulignant les dangers d'ignorer la gestion des risques et l'importance de protéger les lanceurs d'alertes qui dénoncent des pratiques contraires à l'éthique. Voici pourquoi les canaux de signalement peuvent être bénéfiques pour votre institution :
Cela peut conduire à une éthique plus forte et à diminuer les risques :
S'exprimer en faveur de ce qui est juste : Les canaux de signalement permettent aux employés de signaler les comportements contraires à l'éthique dont ils sont témoins, garantissant ainsi que l'entreprise fonctionne dans le respect de la légalité et de l'éthique. Cela permet de réduire les risques potentiels et d'économiser de l'argent à long terme.
Système d'alerte précoce : En détectant rapidement les fraudes et les fautes professionnelles, les entreprises peuvent protéger leur réputation et leurs finances. Une forte culture du signalement décourage les employés de commettre des actes répréhensibles.
Il améliore la confiance et le respect des exigences réglementaires :
Un espace sûr pour s'exprimer : Lorsque les employés disposent d'un moyen confidentiel de faire part de leurs préoccupations, ils sont plus enclins à faire confiance à l'organisation. Cela favorise un environnement de travail positif.
Respecter les règles : De nombreuses réglementations, en particulier dans le domaine financier, exigent que les organisations mettent en place des canaux de dénonciation.
Cela permet de créer un meilleur environnement de travail :
Transparence et responsabilité : Un programme de dénonciation efficace montre l'engagement de l'entreprise en faveur de la transparence et de la responsabilité, ce qui favorise une culture de travail plus positive.
La mise en place de canaux de signaelement efficaces et le maintien d'une protection adéquate pour les dénonciateurs ne sont pas seulement un moyen de sauvegarder notre économie, mais les violations des règles de l'Union peuvent mettre en danger des vies humaines et constituer une menace pour le bien-être de notre société dans son ensemble. Récemment, en mai 2024, Santiago Paredes, ancien inspecteur de la qualité chez Spirit AeroSystems, a dénoncé son entreprise après avoir fourni des pièces défectueuses à Boeing. Malgré les preuves de défauts généralisés discutées lors de réunions par les deux entreprises, Paredes a subi des pressions pour modifier les méthodes de rapport afin de réduire leur nombre. Lorsqu'il a protesté, il a été rétrogradé et réaffecté au sein de l'usine. Après sa rétrogradation, Paredes a déposé une "plainte éthique" auprès du département des ressources humaines. Cette plainte a été partiellement acceptée, ce qui lui a permis d'être réintégré et d'obtenir des arriérés de salaire. Il a toutefois quitté l'entreprise peu de temps après.
Comment choisir entre les canaux internes et externes ?
Les entreprises disposent de deux options principales pour les canaux de dénonciation : internes (gérés par l'entreprise) ou externes (gérés par un tiers). Les canaux internes peuvent être intégrés aux processus RH existants et adaptés à la culture de l'entreprise. Toutefois, elles peuvent être sujettes à la partialité et à la peur des représailles. Les canaux externes offrent une plus grande impartialité et une plus grande confiance aux dénonciateurs. Cependant, ils s'accompagnent de coûts supplémentaires et d'un contrôle moindre pour l'entreprise. Au-delà de la configuration interne/externe, il existe différentes méthodes de signalement à prendre en considération :
1
Lignes directes : Ils permettent un contact immédiat et l'anonymat, mais peuvent ne pas être adaptés à des rapports complexes et n'offrent qu'un suivi limité.
2
Systèmes de déclaration en ligne : Elles permettent d'établir des rapports détaillés tout en préservant l'anonymat, mais peuvent nécessiter une formation des employés. Les plateformes en ligne sont des sites web ou des applications sécurisés gérés et créés par des organisations indépendantes. La plateforme utilise un cryptage fort et des mesures de protection des données pour protéger les identités et empêcher les représailles.
3
Les e-mails : Pratique et familier, mais il existe des problèmes de sécurité et l'anonymat peut être difficile à garantir.
4
Rapport en personne : Elle permet d'instaurer un climat de confiance et d'obtenir des éclaircissements immédiats, mais elle manque d'anonymat et peut susciter des craintes de représailles.
5
Boîtes de dépôt : Ils offrent une option simple et anonyme, mais ne conviennent pas aux rapports urgents, limitent la communication au format écrit et nécessitent un traitement sécurisé régulier. En outre, ils peuvent ne pas être conformes aux réglementations exigeant des confirmations et des mises à jour.
6
Applications mobiles : Ils offrent une accessibilité et des mises à jour en temps réel grâce à des capacités multimédias, mais nécessitent un accès par smartphone et entraînent des coûts de développement et de maintenance.
Pour choisir le bon canal de dénonciation, il faut trouver un équilibre entre le besoin d'anonymat et d'impartialité, d'une part, et l'aspect pratique et le rapport coût-efficacité, d'autre part. En tenant compte des avantages et des inconvénients de chaque option, les entreprises peuvent créer un système qui encourage un comportement éthique et protège à la fois les employés et l'organisation.
Comment faire fonctionner le canal de signalement pour les institutions financières ?
Les institutions financières opèrent dans un environnement hautement réglementé et sensible sur le plan éthique. Un canal de dénonciation efficace est essentiel pour encourager un comportement éthique et protéger l'organisation contre les risques potentiels. Dans une étude australienne, de nombreux anciens dénonciateurs ont déclaré que les améliorations apportées à la gestion et à la culture du lieu de travail sont considérées comme plus bénéfiques que la législation actuelle sur la protection des dénonciateurs, car elles ne sont pas perçues comme étant efficaces. Voici comment les institutions financières peuvent améliorer l'efficacité de leurs canaux de dénonciation :
Il est primordial d'instaurer la confiance et la transparence :
Campagnes de sensibilisation constantes : Communiquer régulièrement sur l'existence et l'importance du programme de dénonciation. Utilisez une approche multicanal comprenant des sessions de formation, des ressources sur l'intranet, des affiches et même des plateformes de médias sociaux internes pour atteindre tous les employés.
Garantir l'anonymat : Les employés doivent se sentir en sécurité lorsqu'ils s'expriment. Mettez en ?uvre des mesures de confidentialité strictes et proposez diverses options de signalement (ligne d'assistance, en ligne, applications mobiles) afin de répondre aux préférences et au niveau de confort de chacun.
Engagement en matière de leadership : Soutenir publiquement le programme de dénonciation en l'intégrant à la culture de l'entreprise. Les cadres supérieurs doivent communiquer ouvertement une politique de tolérance zéro à l'égard des représailles contre les dénonciateurs.
Renforcer le processus de dénonciation :
Des rapports simples et accessibles : Concevoir un système de rapport convivial et facile à naviguer. Fournissez des instructions claires, un support multilingue et assurez la compatibilité mobile pour l'accessibilité.
Investissement dans la formation : Former les employés à la manière d'identifier et de signaler les fautes potentielles. Former les cadres à traiter les rapports avec sensibilité et professionnalisme et à appliquer les procédures de suivi appropriées.
Réponses et mises à jour en temps utile : Fixer des délais clairs pour l'accusé de réception et l'examen des rapports. Fournir aux dénonciateurs des mises à jour régulières sur l'évolution de leurs rapports afin de maintenir la confiance et l'engagement.
Des enquêtes approfondies et indépendantes : Consacrer des ressources à une procédure d'enquête équitable et indépendante. Envisager de faire appel à des enquêteurs externes pour les cas particulièrement sensibles afin de garantir l'impartialité.
Promouvoir une culture de la parole :
Récompenser les comportements éthiques : Reconnaître et récompenser les employés qui utilisent de bonne foi la voie de la dénonciation. Cela renforce la culture de transparence et de responsabilité au sein de l'organisation.
Amélioration continue : Évaluer régulièrement l'efficacité du programme de dénonciation. Analyser les rapports et identifier les points à améliorer pour s'assurer que le programme reste pertinent et efficace.
Le retour d'information des employés est essentiel : Réaliser des enquêtes anonymes pour recueillir l'avis des employés sur l'accessibilité et l'efficacité du canal. Cela permet une amélioration continue basée sur l'expérience des utilisateurs.
La mise en place d'un système de dénonciation efficace va au-delà de la simple conformité. Il s'agit de favoriser une culture de la transparence, de la confiance et de la responsabilité. En offrant aux employés une plateforme sûre et sécurisée pour signaler les fautes professionnelles, les organisations peuvent se protéger contre les risques potentiels et démontrer leur engagement en faveur d'un comportement éthique. La mise en place d'un système d'alerte solide est une étape cruciale dans la construction d'une organisation forte et fondée sur des principes, qui remet activement en question les normes culturelles existantes.
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ComplianceTue 27 June 2023
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