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Ces dernières années, les régulateurs ont commencé à examiner de plus près les institutions financières quant à la solidité de leur programme AML/CTF, en disséquant les rouages de leurs procédures et contrôles. Mais le dispositif actuel n'est pas ce qu'ils regardent uniquement. Les "lookbacks" ou "rétrospectives" sur les transactions passées et les comportements suspects sont de plus en plus demandés - une activité longue et coûteuse qui peut avoir des répercussions sur un service de conformité.
Qu'est-ce qu'une rétrospective AML (Lookback) ?
Un AML lookback vise principalement à découvrir des activités suspectes passées et des failles dans les systèmes de surveillance de l'institution financière.
Il peut émaner directement de l'institution suite à un audit interne par exemple ou être exigé par une agence de surveillance suite à un contrôle. L'institution financière peut également simplement souhaiter évaluer l'efficacité de ses procédures de déclaration d'activité suspecte (DAS) ou enquêter sur le comportement passé d'un client qui aurait été récemment suspecté de comportements financiers douteux ou à risque.
L'exercice peut couvrir un large éventail de transactions, y compris, mais sans s'y limiter, les transferts de fonds, les dépôts et les retraits, les opérations sur titres, les échanges de devises et les extensions de crédit.
Un lookback peut avoir différents objectifs, selon les besoins, et ceux-ci peuvent inclure : déterminer l'adéquation du système de surveillance des transactions de l'établissement financier, leur procédures et politiques, la nature de certaines transactions effectuées dans le passé, fouiller dans les activités d'un individu après un événement suspect, mettre en oeuvre une nouvelle norme (par exemple, les investissements crypto) ou tester le nombre d'occurrences passées pour une nouvelle règle de détection mise en oeuvre dans le système de surveillance des transactions.
L'ampleur de l'entreprise peut souvent prendre de quelques jours à plusieurs mois en fonction de la taille de l'institution financière; de la solidité de ses procédures opérationnelles et de l?efficacité technique des systèmes mis en place.
Elle est souvent considérée comme un exercice intrusif, lourd et quelque peu punitif pour les différents services concernés, notamment la conformité, les opérations et IT, en raison de sa nature coûteuse et de son énorme consommation de temps. Les régulateurs demandent généralement aux institutions financières de faire appel à un tiers indépendant qui peut effectuer la vérification pour elles.
Quels sont les avantages du recours à un tiers indépendant pour les AML lookbacks?
Un tiers, tel qu'un consultant, peut fournir une vue objective des procédures et des contrôles de l'institution financière, et connaître les exigences du régulateur. Il peut alléger la charge de travail de l'établissement, lui permettant de se concentrer sur ses activités quotidiennes.
Quelques exemples de lookbacks
Banque privée - la méthodologie du lookback est également utilisée pour concilier la "source de richesse" dans les investigations KYC. Pour chaque cas différent, le patrimoine d'un client sera retracé dans le passé. Les événements importants tels que la vente d'une propriété, un héritage, des revenus professionnels, des intérêts historiques et des dividendes seront examinés pour parvenir à une estimation qui reflète la situation actuelle plausible du client. Certains clients fourniront des preuves telles que des actes et des déclarations fiscales à leur gestionnaire de relations. Dans d'autres cas, les estimations seront calculées en fonction du manque de documentation.
Correspondant bancaire - l'exercice peut consister à analyser les données historiques des flux de paiement passés et à évaluer le risque des anciens clients de la banque. Cela impliquerait de remonter un certain nombre d'années en arrière pour passer au crible tous les clients avec lesquels la banque a travaillé, en accordant une attention particulière à ceux qui viennent de pays à haut risque et aux relations commerciales qui ont été rompues, en mettant l'accent sur le pays d'origine et les affaires, les sanctions, les news négatives et une analyse précise de leurs transactions. Un examen KYC s'applique également aux clients du client. Si la banque correspondante utilise KYC Register, il est possible d'analyser les documents (ou l'absence de documents), par exemple le questionnaire Wolfsberg, fournis par les clients avant l'utilisation du registre pour évaluer les éventuels signaux d'alerte.
Les compagnies d'assurance - un lookback peut se concentrer sur l'occurrence d'activités frauduleuses passées. L'exercice peut se concentrer sur l'analyse de la résiliation anticipée de polices d'assurance vie à primes passées afin de déterminer s'il y a eu un comportement suspect. Il s'agirait également de procéder à un contrôle approfondi des clients de la société, en affirmant qu'aucun faux document n'a été fourni dans le passé. Dans ce cas, une analyse des systèmes de détection utilisés serait très importante pour vérifier si, et pourquoi, elle n'a pas réussi à détecter ces fraudes.
Que peut faire une institution financière pendant un AML lookback?
Les institutions financières peuvent faciliter le processus de lookback en prenant les mesures suivantes:
1
Engager le bon tiers indépendant: choisissez une entreprise qui a déjà eu une expérience des rétrospectives et qui peut comprendre la nature de votre institution en termes de produits, de clients et de services que vous offrez. Assurez-vous qu'elle est crédible auprès des autorités de réglementation.
2
Connaissance du système: assurez-vous que le tiers qui vous aide a accès à tous les systèmes (transaction monitoring, KYC, etc.) dès le début du projet et prenez le temps de lui expliquer en détail leur fonctionnement.
3
Communication: un bon niveau de communication est un aspect important des lookbacks. Répondez à toutes les questions en temps utile et de manière efficace et assurez-vous que vous et le tiers sont sur la même longueur d'onde.
4
Collaboration: travailler en étroite collaboration avec le tiers comme s'il faisait partie de votre institution afin de garantir le résultat le plus efficace pour le projet.
Comprenez que vous ne serez pas toujours d'accord avec les conclusions et les rapports de la tierce partie. Cependant, respectez leur indépendance, car ils travaillent à l'amélioration des procédures et des contrôles de conformité de votre institution.
Que peuvent faire les tiers pendant un AML lookback?
Au cours d'un projet de lookback, les tiers doivent, entre autres, faire ce qui suit:
1
Connaissances: apprendre tout ce qu'ils peuvent sur la clientèle, les services fournis par l'institution, les zones géographiques avec lesquelles ils font des affaires et les produits qu'ils vendent. Assurez-vous également qu'ils comprennent parfaitement le fonctionnement de leurs différents systèmes (transaction monitoring, KYC, etc.)
2
Familiarisation: le tiers doit se familiariser avec le système de contrôle interne et l'extraction de la portée des données à analyser.
3
Data dictionary: le tiers doit établir un data dictionary pour s'intégrer dans le projet afin de mieux comprendre la structure des données de l'entreprise.
4
Communication: une bonne communication est également fondamentale de la part du tiers. Ils doivent fournir des rapports réguliers et organiser des réunions hebdomadaires pour informer l'institution de leurs progrès, poser des questions ou discuter des problèmes qui ont été soulevés.
Quels devraient être les résultats d'un lookback?
La clé d'un lookback réussi est de satisfaire le régulateur financier en démontrant que l'institution financière a mené une analyse exhaustive, indépendante et documentée. Elle doit avoir repéré les faiblesses et les lacunes des procédures et des systèmes de surveillance, afin que le processus d'amélioration et de correction puisse avoir lieu immédiatement après la mise en place de l'institution financière.
La documentation est essentielle pour un lookback. Tous les contrôles, vérifications, ainsi que le rapport final, doivent être bien documentés afin que l'autorité de régulation puisse savoir précisément ce qu'il s'est passé, dans quelle mesure l'exercice a été bien mené et quels problèmes ont été constatés lors de l'inspection. Chaque étape du processus doit être documentée, y compris les réunions, les aspects techniques de l'extraction des données et le fonctionnement de l'outil de données.
Une série d'opérations et de comportements suspects passés peuvent avoir émergé ; l'analyse des données historiques et l'institution financière doit être prête à déposer une nombre élevé de rapports d'activités suspectes .
Enfin, il est impératif de mettre en place un plan de remédiation pour remédier aux lacunes découvertes au cours de la rétrospective. L'institution financière doit mettre à jour ou modifier toute procédure ou tout processus affecté et doit prendre des mesures pour garantir l'efficacité de ses systèmes.
La prévention est essentielle pour éviter les lookbacks. Un établissement financier doit être proactif dans l'identification et la résolution de toute insuffisance à laquelle il pourrait être confronté, évitant ainsi l'examen minutieux des régulateurs. La prévention est plus rapide, moins coûteuse en temps, en ressources et en coûts. C'est beaucoup plus facile que d'effectuer un lookback.
En tant que consultants, nous utiliserons la méthodologie de lookback pour effectuer une analyse des écarts pour votre entreprise/institution financière. Nos experts peuvent vous guider dans le processus de prévention et de retour en arrière pour un large éventail de domaines grâce à notre expérience et à notre connaissance des systèmes informatiques, des réglementations et des régulateurs.
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Due DiligenceMon 26 July 2021
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