Houd je van cookies? 🍪 We gebruiken cookies, we gaan gewoon naar onze website, we slaan geen persoonlijke gegevens op. Door onze site te gebruiken, lezen we je graag Cookiebeleid, Privacybeleid en Servicevoorwaarden.
In de afgelopen jaren zijn de toezichthouders begonnen met het nader onderzoeken van financiële instellingen met betrekking tot de soliditeit van hun AML/CTF-programma, waarbij ze de moeren en bouten van hun procedures en controles hebben ontleed. Maar de huidige opzet is niet het enige waar ze naar kijken. "Lookbacks" naar transacties uit het verleden en verdacht gedrag worden steeds vaker geëist - een tijdrovende en kostbare activiteit die zijn tol kan eisen van een afdeling Compliance.
Wat is een AML Lookback?
Een AML-lookback is vooral bedoeld om verdachte activiteit uit het verleden en gebreken binnen de controlesystemen van de financiële instelling aan het licht te brengen. Het kan rechtstreeks voortvloeien uit een beslissing van de instelling zelf, bijvoorbeeldna een interne audit, of kan worden opgedragen door een regelgevende instantie na een controle.
De exercitie kan betrekking hebben tot een breed scala aan transacties, waaronder, maar niet beperkt tot, geldovermakingen, stortingen en opnames, effectentransacties, valutawisselingen en kredietverlengingen. Een financiële instelling kan ook de doeltreffendheid van haar SAR-procedures (Suspicious Activity Report) beoordelen of eenvoudigweg het gedrag van een cliënt in het verleden onderzoeken..
Een lookback kan verschillende doelstellingen hebben, afhankelijk van wat nodig is. Deze kunnen zijn: het bepalen van de toereikendheid van het transactiemonitoringsysteem van de financiële instelling, hun procedures en beleidslijnen, de aard van bepaalde transacties die in het verleden zijn verricht, graven in de activiteiten van een individu na een verdachte gebeurtenis, implementeren van een nieuwe standaard (bijv. crypto-investeringen), of testen van het aantal hits in het verleden voor een nieuwe detectieregel die in het transactiemonitoringsysteem is geïmplementeerd.
De omvang van de lookback kan vaak enkele dagen tot enkele maanden duren, afhankelijk van de omvang van de financiële instelling, de degelijkheid van haar operationele procedures en de technische efficiëntie van de ingevoerde systemen.
Het wordt vaak gezien als een opdringerige, belastende en enigszins bestraffende oefening voor de verschillende betrokken afdelingen, waaronder compliance, operations en IT vanwege de kostbare en enorme tijdrovende aard ervan. Regelgevers zullen financiële instellingen over het algemeen vragen om een onafhankelijke derde partij in dienst te nemen die de lookback voor hen kan uitvoeren..
Wat zijn de voordelen van het gebruik van een onafhankelijke derde partij voor AML-lookbacks?
Een derde partij, zoals een adviesbureau, kan een objectief beeld geven van de procedures en controles van de financiële instelling en kennis hebben van de eisen van de toezichthouder. Zo kan een derde partij de last van het werk van de instelling verlichten, zodat zij zich kunnen concentreren op hun dagelijkse werkzaamheden.
Wat zijn voorbeelden van een lookback?
Privé-bankieren - de lookbackmethode wordt ook gebruikt om de 'bron van rijkdom' te verzoenen in KYC-onderzoeken. Voor elk afzonderlijk geval wordt het vermogen van een klant in het verleden opgespoord. Belangrijke gebeurtenissen zoals de verkoop van onroerend goed, erfenis, professionele inkomsten, historische belangen en dividenden zullen onder de loep worden genomen om tot een inschatting te komen die de plausibele huidige situatie van de cliënt weerspiegelt. Bepaalde klanten zullen bewijs leveren zoals akten en fiscale verklaringen aan hun relatiebeheerder. In andere gevallen zullen de schattingen worden berekend op basis van het gebrek aan documentatie.
Correspondentenbankieren - De exercitie kan een analyse van de historische gegevens van de betalingsstromen in het verleden en een beoordeling van het risico van de vroegere cliënten van de bank inhouden. Dit zou betekenen dat we een aantal jaren teruggaan in de tijd om alle klanten waarmee de bank heeft gewerkt te screenen, waarbij we goed letten op klanten uit landen met hoge risico's en afgebroken zakelijke relaties, met de nadruk op het land van herkomst en het bedrijf, sancties, negatief nieuws en een nauwkeurige analyse van hun transacties. Een KYC-onderzoek is ook van toepassing op de klanten van de klant. Als de correspondentbank gebruik maakt van het KYC Register, kan men de documenten (of het gebrek daaraan), bijv. de Wolfsberg-vragenlijst, die door de cliënten vóór het gebruik van het register worden gegeven, analyseren om eventuele rode vlaggen te beoordelen.
Verzekeringsmaatschappijen - een lookback kan gericht zijn op het optreden van frauduleuze activiteiten in het verleden. De exercitie kan zich richten op het analyseren van de vroegtijdige beëindiging van de afgelopen premie-levensverzekeringspolissen om vast te stellen of er sprake was van verdacht gedrag. Dit zou ook betekenen dat er een grondige KYC-controle wordt uitgevoerd op de klanten van het bedrijf, waarbij wordt beweerd dat er in het verleden geen valse documenten zijn verstrekt. In dit geval zou een analyse van de gebruikte detectiesystemen van groot belang zijn om na te gaan of, en waarom, het niet is gelukt om die fraude op te sporen.
Wat kan een financiële instelling doen tijdens de AML-lookback?
Financiële instellingen kunnen het proces van een lookback vergemakkelijken door het volgende te doen:
1
Schakel de juiste onafhankelijke derde partij in: Selecteer een bedrijf dat ervaring heeft met lookbacks en dat de aard van uw instelling kan begrijpen in termen van producten, klanten en diensten die u aanbiedt. Zorg ervoor dat ze geloofwaardig zijn bij de toezichthouders..
2
Systeemkennis: Zorg ervoor dat de derde partij die u helpt toegang heeft tot alle systemen (transactiebewaking, KYC etc.) vanaf het begin van het project en neem de tijd om grondig uit te leggen hoe ze werken..
3
Communicatie: een goed communicatieniveau is een belangrijk aspect van lookbacks. Beantwoord alle vragen tijdig en efficiënt en zorg ervoor dat u en de derde partij op één lijn zitten..
4
Samenwerking: een nauwe samenwerking met de derde partij, alsof deze deel uitmaakt van uw instelling, om het meest effectieve resultaat voor het project te waarborgen.
Begrijp dat u het niet altijd eens zult zijn met de bevindingen en rapporten van de derde partij. Respecteer echter hun onafhankelijkheid, want zij werken aan de verbetering van de compliance-procedures en -controles van uw instelling..
Wat kunnen derde partijen doen tijdens AML-lookback?
Tijdens een lookbackproject moeten derde partijen onder andere de volgende dingen doen:
1
Kennis: alles leren over het klantenbestand, de diensten van de instelling, de geografische gebieden waarmee de instelling zaken doet en de producten die de instelling verkoopt. Ook moeten ze de werking van de verschillende systemen (transactiebewaking, KYC, enz.) van de instelling volledig begrijpen
2
Vertrouwdheid: de derde partij moet zich vertrouwd maken met het interne controlesysteem en de extractie van de te analyseren gegevens..
3
Data dictionary: de derde partij moet een data dictionary aanleggen en integreren in het project om de gegevensstructuur van het bedrijf beter te begrijpen.
4
Communicatie: een goede communicatie is ook van fundamenteel belang vanuit de derde partij. Zij moeten regelmatig verslag uitbrengen en wekelijks de stand van zaken bespreken om de instelling op de hoogte te houden van hun vorderingen, vragen te stellen of kwesties te bespreken die zijn gerezen..
Wat moet het resultaat zijn van een lookback?
De sleutel tot een succesvolle lookback is het tevreden stellen van de toezichthouder door aan te tonen dat de financiële instelling een uitputtende, onafhankelijke en gedocumenteerde analyse heeft uitgevoerd. Deze moet eventuele zwakke punten en leemten in de procedures en controlesystemen opsporen, zodat het verbeterings- en saneringsproces direct daarna effectief kan plaatsvinden..
Documentatie is essentieel voor een lookback. Alle controles en verificaties moeten samen met het eindrapport goed gedocumenteerd zijn, zodat de toezichthouder precies weet wat er is gebeurd, hoe goed de oefening is uitgevoerd en welke problemen er tijdens de inspectie zijn geconstateerd. Elke stap moet worden gedocumenteerd, inclusief de vergaderingen, de technische aspecten van de gegevensextractie en de werking van het gegevenshulpmiddel..
Een reeks verdachte transacties en gedragingen uit het verleden kan leiden tot de analyse van historische gegevens en de financiële instelling moet klaar zijn om een hoog aantal SAR's te documenteren.
Tot slot is het absoluut noodzakelijk dat er een saneringsplan wordt opgesteld om de tekortkomingen die in de loop van de lookback zijn ontdekt, op te lossen. De financiële instelling moet alle betrokken procedures of processen actualiseren of wijzigen en maatregelen nemen om de doeltreffendheid van haar systemen te waarborgen..
Preventie is van vitaal belang voor het vermijden van lookbacks. Een financiële instelling moet proactief zijn in het identificeren en oplossen van eventuele tekortkomingen waarmee zij wordt geconfronteerd. Hierdoor wordt de controle van de toezichthouders vermeden. Preventie is sneller, minder tijdrovend, heeft minder middelen nodig en is goedkoper. Het is een stuk gemakkelijker dan het uitvoeren van een lookback.
Als consultants gebruiken we de lookback-methodologie om een gap-analyse uit te voeren voor uw bedrijf/financiële instelling. Onze experts kunnen u begeleiden in het proces van preventie en lookbacks voor een breed scala aan gebieden door onze ervaring en kennis van IT-systemen, regelgeving en toezichthouders.
Neem contact met ons op voor meer informatie!
Een AML EWRA algehele risicobeoordeling stelt financiële instellingen in staat de ML / FT risico's waaraan zij zijn...
Audit FindingsTue 18 June 2019
Deskundigen op het gebied van risicobeheer en compliance met de regelgeving
Pideeco is een adviesbureau dat juridische diensten, zakelijke oplossingen, operationele assistentie en educatief materiaal biedt voor professionals in de financiële sector.
We zijn gevestigd in Brussel en zijn gespecialiseerd in diensten voor het naleven van wettelijke risico's in de eurozone.
Pideeco combineert professionele kennis van regelgeving en technische expertise om het bedrijfsreputationele en operationele risico te beschermen. Onze unieke klantgerichte aanpak helpt ons bij het bouwen van strategische en legitieme kostenefficiënte oplossingen.
Als u met ons als team werkt, betekent dit dat u complementaire mensen kunt bereiken, wat out-of-the-box denken en innovatieve visie.
Top!!
Your articles are pure knowledge. Such a learning about AML look backs. Pideeco = Best AML solution provider!
Dear Johnny, Many thanks for your support. We are pleased to have provided you with insights on AML lookbacks.
Your blog is very knowledgeable. Thanks for sharing! I want to add something that lookbacks are time-consuming and costly.