Mise à jour des exigences en matière de lutte contre le blanchiment d'argent et de connaissance du client (KYC), informations sur l'ESG, obligations relatives aux crypto-actifs, la liste des exigences en matière de conformité ne cesse de s'allonger.
Qu'est-ce que la charge de conformité ?
Le fardeau de la conformité peut être défini comme l'effort considérable, le temps et les ressources nécessaires aux institutions financières pour se conformer à une myriade d'exigences réglementaires et d'obligations imposées par les organes directeurs.Cette charge englobe non seulement les coûts directs liés aux activités de mise en conformité, mais aussi les coûts indirects tels que le détournement du personnel d'autres tâches essentielles, la nécessité d'une formation et d'un enseignement continus, et la mise en oeuvre de systèmes sophistiqués de gestion de la conformité. L'effet cumulatif peut peser sur les institutions financières et entraîner des inefficacités opérationnelles.
Que doit faire le service de conformité pour réduire la charge de travail liée à la conformité ?
Le service de conformité joue un rôle fondamental dans la réduction de la charge liée à la conformité. En mettant en oeuvre des stratégies efficaces, le département peut s'assurer que les processus de mise en oeuvre de la réglementation ne pèsent pas sur l'ensemble de l'organisation. Il s'agit notamment de :-
1 Regulatory Watch: La création d'une veille réglementaire complète et claire permet au service de conformité de détecter à temps les nouvelles réglementations, ce qui donne aux institutions financières le temps nécessaire pour mettre en oeuvre de nouveaux processus sans précipitation de dernière minute. Veillez à inclure dans votre veille réglementaire une analyse de la réglementation, les parties prenantes qui devraient être impliquées, des échéances claires et les prochaines étapes à suivre.
2 Ãlaboration d'une feuille de route en matière de conformité: à partir des informations trouvées dans la veille réglementaire, créer une feuille de route claire sur la mise en oeuvre du nouveau processus. Plus les tâches de chacun sont claires, moins il y a d'attrition et de perte de temps. Réunissez les parties prenantes concernées pour définir les tâches de chacun et fixer des échéances.
3 Favoriser la collaboration interdépartementale: Il est essentiel d'encourager et de faciliter la collaboration entre les services afin de garantir une approche cohérente de la conformité. Cela implique une communication régulière, des objectifs communs et des processus intégrés entre les départements afin de rationaliser les efforts de mise en conformité et de répondre plus efficacement aux exigences réglementaires. En travaillant ensemble, les départements peuvent partager leurs idées, leurs ressources et leurs meilleures pratiques, ce qui permet de réduire les redondances et d'améliorer l'efficacité globale de la mise en conformité.
4 Des politiques et des procédures claires: La rédaction de politiques et de procédures claires permet aux employés de l'entreprise de comprendre comment ils doivent exécuter les nouveaux processus. Plus c'est clair, mieux c'est.
5 Amélioration de la communication: communiquer très tôt (lorsque la feuille de route est définie) à tous les employés la nouvelle réglementation et les processus à venir afin d'éviter toute surprise. Cela peut se faire par le biais d'une communication interne telle qu'un courrier électronique.
6 Formation et ateliers: peu de temps avant le lancement du nouveau processus, organisez des sessions de formation ou des ateliers pour les employés impliqués dans le processus. Personnalisez les sessions de formation en fonction des différents départements et évitez les formations génériques.
7 Renforcement des contrôles internes: Il s'agit notamment de revoir et d'actualiser régulièrement les mécanismes de contrôle afin de les aligner sur les réglementations en vigueur et les meilleures pratiques du secteur. Mettre en oeuvre des contrôles et des équilibres solides, en réalisant des audits internes périodiques, y compris les évaluations des risques à l'échelle de l'entreprise (EWRA), et l'établissement d'une responsabilité claire peuvent aider à détecter et à prévenir les manquements à la conformité à un stade précoce.
Comment réduire le fardeau de la conformité pour les employés ?
Les employés des différents départements en dehors de la conformité sont souvent les plus durement touchés par le fardeau de la conformité. Par exemple, le service commercial qui doit mettre en oeuvre de nouvelles règles KYC doit non seulement comprendre ces réglementations, mais aussi les intégrer dans ses processus existants. Cela peut entraîner une augmentation de la charge de travail, nécessitant du temps et des efforts supplémentaires pour vérifier l'identité des clients et maintenir des dossiers exacts.
La mise à disposition de ressources et d'un soutien suffisants pendant la période de transition peut également atténuer la charge de travail supplémentaire, en veillant à ce que les employés puissent maintenir leur productivité tout en se conformant aux nouvelles réglementations.
Comment la technologie peut-elle contribuer à réduire la charge de la conformité ?
La technologie peut être un atout majeur pour réduire la charge de la conformité, mais elle peut aussi avoir l'effet inverse. Les nouveaux contrôles de conformité sont souvent synonymes de complexité accrue, de difficultés d'intégration potentielles et de la nécessité de procéder à des mises à jour et à une maintenance permanentes.
Le deuxième est de tirer parti de l'automatisation dans la mesure du possible. Bien que cela puisse nécessiter un peu plus de travail au début, surtout s'il s'agit d'un nouvel outil et qu'il requiert un investissement de la part du service informatique, le résultat peut aider à réduire la charge qui peut découler du nouveau contrôle.
Comment l'expertise externe peut-elle contribuer à alléger le fardeau de la conformité ?
Les consultants externes peuvent aider les organisations à alléger le fardeau de la conformité de nombreuses façons. Leur connaissance spécialisée des réglementations sectorielles et des meilleures pratiques permet à l'organisation de rester au fait des dernières exigences en matière de conformité.Ils peuvent également fournir une évaluation objective des processus de conformité actuels et identifier les domaines à améliorer, ce qui permet de rationaliser les opérations et de réduire les inefficacités.
Des experts externes peuvent apporter leur aide avec la mise en oeuvre de nouveaux contrôles de conformité, en offrant des conseils sur l'intégration de ces contrôles dans les flux de travail existants et en veillant à ce qu'ils soient adaptés aux besoins spécifiques de l'organisation. Ils ont souvent accès à des outils et technologies de pointe en matière de conformité et peuvent recommander et aider à mettre en oeuvre ces solutions, en tirant parti de l'automatisation pour réduire la charge de travail manuelle associée aux tâches de conformité.
La charge de la conformité : un défi complexe
Bien qu'il puisse sembler que les réglementations soient destinées à entraver certains processus, le contraire est vrai. Les réglementations sont introduites pour protéger les parties prenantes, stabiliser les entreprises et les marchés, définir les responsabilités, renforcer la transparence et décourager les pratiques contraires à l'éthique.Cela crée un ensemble de nouveaux contrôles et processus que les organisations devront mettre en oeuvre, ce qui représente un fardeau pour leurs activités et leurs employés. Il est impossible d'échapper à ce défi. Toutefois, il est possible de le réduire grâce à une série de pratiques telles que la communication sur la conformité, l'automatisation des tâches routinières, l'amélioration de la formation du personnel et l'exploitation d'une expertise externe afin de garantir une gestion efficace et effective de la conformité.
