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Un audit trail (aussi appelé audit log ou journal d'audit) est un enregistrement chronologique pertinent des actions, un ensemble de dossiers ou la destination d'une collection de documents qui représentent une séquence d'activités ou d'événements successifs dans un environnement opérationnel, une procédure ou tout autre processus.
Cet enregistrement par étape des événements exécutés ou d'autres ensembles de documents ou de décisions peut être important lors d'audits, de plaintes, de procès, mais aussi dans les cas de fraude ou de fraude interne doivent être exposés.
En formalisant les actions décisives, les journaux d'audit permettent de faire un rapprochement depuis la création ou la révision d'un événement ou d'une activité, jusqu'à l'archivage ou la livraison finale en cas de besoin.
Quelle est l'utilité des audit trails pour les sociétés financières ?
Pourquoi est-il si important d'établir une piste de vérification parmi vos processus et décisions d'affaires ?
Les contrôles ex post et l'évaluation permettent de poser certaines questions pertinentes permettant aux entreprises de vérifier la mise en oeuvre correcte des systèmes et de procéder aux ajustements nécessaires.
Ce contrôle opérationnel donne à la direction l'assurance qu'une approche proactive contribue à réduire le nombre d'erreurs et de plaintes.
Si la modification peut être parfaitement assignée à l'utilisateur, elle facilite les recherches si nécessaire.
Le fait d'avoir des journaux d'audit démontre également la maturité de l'entreprise et de ses processus.
Pour de nombreuses considérations différentes - satisfaction du client, conformité réglementaire, contrôle de supervision, audits externes,.... - il est essentiel de pouvoir justifier les opérations de votre entreprise et de démontrer que votre éthique et vos normes d'affaires sont dûment respectées.
Différents types d'audit trail des entreprises financières
- Les dossiers financiers mais aussi les profils KYC, les classifications MiFID, les notations de risque AML....
- Résultats de la présélection avec date de recherche (horodatage)
- Notification de la réception du courrier pendant les campagnes de sensibilisation
- Tests de LMA
- Preuve des principes des 4 yeux
- Accès et validité informatique
- Accès aux plates-formes utilisateurs (en cas de changement d'employé dans un autre service)
- Toutes sortes d'autres données
Comment les pistes d'audit sont-elles réalisées dans la pratique ?
Pour les institutions financières, l'ancienne méthode d'archivage manuel sécurisé de la documentation importante est heureusement en declain. De nos jours, les méthodologies de suivi s'exécutent soit par des données autonomes avec des utilitaires de bureau communs, soit par des systèmes de gestion centralisés.
En utilisant des outils de workflow centralisés, il est plus facile d'intégrer ces pistes d'audit dans un environnement orienté processus. Il vous permet également de simplifier le reporting et d'effectuer des contrôles. L'utilisation des données et des métadonnées dans ces processus devient extrêmement importante.
Lors de l'utilisation d'applications Office Suite telles qu'Excel et Access, la possibilité d'intégrer une piste d'audit, des règles d'accès et le principe des quatre yeux existe tout autant que dans des environnements plus numérisés.
Comment construire et conserver de bonnes pistes de vérification ?
1.
Sauvegarde automatique ou sauvegarde disponible ;
2.
Séquences de journaux (par date et heure) ;
3.
Droits d'accès limités ;
4.
Accès d'édition ou d'écriture ex-post limité à un nombre limité de personnes bien définies (aucune possibilité de dérogation) ;
5.
rapport de traitement exceptionnel (pourquoi y a-t-il eu demande de modification du dossier) ; et
6.
alerte au responsable final si un changement se produit (aussi bien pour les données corrompues que pour les défaillances du système).
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KYCMon 15 March 2021
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