Le Registre UBO est-il utile dans les processus KYC ?
Ce fut un travail fastidieux que de remplir le registre UBO pour les entreprises. Il y avait un certain nombre de problèmes de démarrage qui rendaient difficile la transmission de la totalité des données à temps.Nous avons finalement été en mesure de le faire, mais le délai a été prolongé jusqu'au 30 septembre 2019 et toléré jusqu'au 31 décembre 2019, sans amendes pour respecter les obligations.
Le site Web est très intuitif et vous permet de maîtriser le maniement pratique en un rien de temps.
Accéder directement à la page LOGIN du registre UBO.
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Cependant, une question pratique demeure pour les professionnels de la conformité. Comment les institutions financières peuvent-elles utiliser le registre UBO des bénéficiaires effectifs en tant que contrôle dans les processus Customer Due Diligence ("CDD")?
Comment utiliser le Registre UBO dans vos procédures d'identification et de vérification des clients ?
Dans un premier temps, nous vérifierons que ce que l'administrateur de la société a rempli est cohérent avec notre connaissance de la société. Si les deux informations concordent, le registre UBO servira d'outil de corroboration de l'information.
Plus précisément, une déclaration au Registre UBO sera alors demandée par le client, ou son directeur financier, ou un administrateur ayant ces seuils réduits. Un audit dans le bilan de l'état du capital et de la structure de l'actionnariat peut apporter de la clarté.
L'approche devrait être clairement incluse dans les procédures du CDD avec des exemples clairs pour les analystes de KYC.
Obligation de vérification des informations du Registre UBO
Les entités soumises telles que les institutions financières, les avocats, les notaires ou les comptables ont pleinement accès au registre UBO puisqu'ils démontrent un intérêt légitime et suffisant à travers leurs activités professionnelles.
Tel que prévu dans l'arrêté royal du 18 juillet 2018 sur la sécurité sociale, les entités concernées soumettront une demande d'accès à l'Administration de la Trésorerie et transmettront leurs nom, prénom et numéro d'identification au Registre national des personnes physiques ou à la Banque Carrefour de la sécurité sociale du fonctionnaire chargé de gérer l'accès de l'entité concernée.
Sur base de l'art. 19. § (1) L'arrêté royal précité impose à toute entité concernée de notifier au Trésor par voie électronique la différence entre les informations contenues dans le registre et celles dont elle a connaissance. Cette obligation d'information s'applique aux autorités compétentes dans la mesure où elle ne fait pas obstacle à l'accomplissement de leurs obligations légales.
Sur base de l'art. 19. § (1) L'arrêté royal précité impose à toute entité concernée de notifier au Trésor par voie électronique la différence entre les informations contenues dans le registre et celles dont elle a connaissance. Cette obligation d'information s'applique aux autorités compétentes dans la mesure où elle ne fait pas obstacle à l'accomplissement de leurs obligations légales.
Ils vérifient l'identité des personnes derrière les sociétés avec lesquelles ils font affaire dans leurs processus CDD.
Quels moyens peuvent être utilisés pour effectuer la vérification d'un UBO ?
Comme pour les autres processus d'affaires, une procédure interne doit être établie dans laquelle non seulement l'accès est réglementé, mais aussi une référence croisée aux processus CDD dans lesquels la procédure d'escalade est décrite. Une approche méthodique et une variété de sources fiables peuvent être utilisées :-
Les comptes annuels (contrôlés) déposés auprès de la Centrale des bilans de la Banque Nationale de Belgique;
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La Banque Carrefour des Entreprises ;
Comptes annuels sur le site web de la société et des sociétés du groupe (participations et participations croisées) ;
Informations financières sur l'entreprise
Déclarations de participations (depuis la loi du 2 mars 1989) dans des sociétés cotées en bourse ;
Les annexes et les publications du Moniteur belge relatives aux sociétés ;
Registres du commerce similaires, centres de bilans à l'étranger
Communiqués de presse, etc..
Pourquoi est-il important d'identifier les bénéficiaires effectifs ?
L'anonymat permet à de nombreuses activités illégales de se dérouler à l'insu des autorités chargées de l'application de la loi, comme l'évasion fiscale, la corruption, le blanchiment d'argent et le financement du terrorisme. Par exemple, le blanchiment d'argent peut impliquer des opérations complexes et des transactions visant à tirer de l'argent de sources illicites, comme le trafic de stupéfiants ou l'évasion fiscale, comme si elles étaient légales.
Un trafiquant de drogue, par exemple, pourrait créer une boîte de nuit afin d'avoir l'air d'avoir des sources légales de revenus provenant de la vente de billets et d'alcool, alors qu'en réalité l'argent provient de la vente de la drogue.
Dans un contexte commercial, il est donc important de connaître les ayants droit économiques des personnes morales pour éviter les abus. C'est pourquoi le GAFI, et plus tard le Forum mondial, ont inclus des exigences relatives à la propriété effective dans leurs normes et procèdent à des évaluations dans toutes les juridictions sur la disponibilité des informations relatives à la propriété effective dans leurs systèmes.
En juillet 2020, une mise à jour récente de la législation relative au registre UBO a eu lieu en Belgique. Le parlement belge a approuvé une loi qui transpose la cinquième directive anti-blanchiment de l'UE (5AMLD) en droit national, ce qui inclut des changements aux exigences du registre UBO. En vertu de la nouvelle loi, les sociétés sont tenues de fournir des informations supplémentaires sur leurs dirigeants de l'UBO, notamment leur numéro d'identification national et des informations sur la nature et l'étendue de leurs intérêts économiques dans la société. En outre, la loi augmente les sanctions en cas de non-conformité aux exigences du registre UBO.
Exemples de moyens légaux pour dissimuler un Bénéficiaire (UBO)
Les actions au porteur et les bons de souscription d'actions au porteur sont un moyen courant d'empêcher l'identification du propriétaire bénéficiaire d'une société. Les actions au porteur permettent le transfert de propriété par simple remise des actions à une autre personne. Certains pays interdisent les actions au porteur et les bons de souscription d'actions et d'autres exigent qu'ils soient immobilisés dans le cadre d'un accord de garde, mais quelques pays autorisent encore leur utilisation libre et ces pays devraient prendre des mesures pour traiter les risques liés aux actions au porteur immédiatement.Un autre facteur qui rend difficile l'identification d'un bénéficiaire effectif est celui des prête-noms. L'utilisation de prête-noms, par laquelle une entité permet à son nom d'apparaître en tant qu'actionnaire ou propriétaire au nom d'une autre personne (dont l'identité reste cachée), est interdite dans certains pays mais légale dans d'autres. Dans certains cas, les actionnaires nominatifs masquent le véritable bénéficiaire effectif.
Pour rendre encore plus difficile l'identification du bénéficiaire effectif, la chaîne de propriété peut s'étendre géographiquement, chaque couche étant créée dans un pays différent.
Les enquêteurs doivent donc obtenir des informations de chaque pays pour savoir qui contrôle chaque couche. Si un pays de la chaîne n'échange pas d'informations avec d'autres, ou s'il ne dispose pas de ces informations, il est plus difficile d'identifier le bénéficiaire effectif ultime.
Les enquêteurs doivent donc obtenir des informations de chaque pays pour savoir qui contrôle chaque couche. Si un pays de la chaîne n'échange pas d'informations avec d'autres, ou s'il ne dispose pas de ces informations, il est plus difficile d'identifier le bénéficiaire effectif ultime.
Si tous les pays détenaient des informations sur les Bénéficiaires Effectifs dans tous les cas, la stratégie consistant à se cacher derrière une chaîne de véhicules juridiques serait moins efficace à condition qu'il existe une relation d'échange d'informations.
N'hésitez pas à lire le rapport de l'OCDE sur "Beneficial Ownership Implementation Toolkit" pour plus d'infos pratiques !
Comment encoder les informations dans le Registre UBO ?
Si vous société ne s'est toujours pas conformée à ses obligations légales de déclaration des bénéficiaires effectifs, le spf finance a mis en place un tutoriel très clair en 5 étapes clés pour vous aider à remplir et encoder les informations dans le Registre UBO.
