Hoe zet je een efficiënt klokkenluiderskanaal op?

Tot op de dag van vandaag aarzelen veel werknemers om wangedrag te melden uit angst voor vergelding. Wat zijn de belangrijkste strategieën voor het opzetten van een effectief klokkenluidersproces? Hier is een uitgebreide gids voor het opzetten van een efficiënt klokkenluiderskanaal en waarom het belangrijk is.

Wat is een klokkenluiderskanaal?

Een klokkenluidersregeling, ook wel meldkanaal genoemd, is een vertrouwelijk en eenvoudig communicatiemiddel. Het stelt werknemers van publieke of private organisaties, of werknemers die in contact staan met een dergelijke organisatie in het kader van hun werkgerelateerde activiteiten, in staat om schadelijke praktijken te melden. Deze personen staan bekend als "klokkenluiders".

Met welke problemen krijgen klokkenluiders te maken?

Ondanks gevestigde richtlijnen en erkenning van de noodzaak van klokkenluidersbescherming, schieten de klokkenluiderskanalen in België tekort. Clara Hanot wijst op culturele barrières en benadrukt dat het land laag scoort op het gebied van klokkenluidersbescherming. De huidige "tweesporenaanpak" beschermt echte meldingen, maar maakt meldingen die als "misleidend" worden beschouwd kwetsbaar. Deze dubbelzinnigheid ontmoedigt potentiële klokkenluiders uit angst voor represailles.

Verdere uitdagingen liggen in de bescherming van klokkenluiders, met name bij wetshandhaving. Hier worden individuen geconfronteerd met juridische hindernissen en zelfs politieke aanvallen. HR-bedrijven en openbare instellingen zien klokkenluiden vaak negatief en doen het af als onvolwassen en controversieel. Ze verstrekken vaak verouderde juridische informatie en slagen er niet in werkgevers ter verantwoording te roepen, wat zowel juridische als culturele tekortkomingen blootlegt.

Waarom zijn klokkenluiders belangrijk?

Het kan leiden tot een sterkere ethiek en minder risico:

• Opkomen voor wat juist is: Klokkenluiders stellen werknemers in staat om onethisch gedrag dat ze zien te melden, zodat het bedrijf legaal en ethisch opereert. Dit vermindert potentiële risico's en bespaart geld op de lange termijn.

• Systeem voor vroegtijdige waarschuwing: Door fraude en wangedrag in een vroeg stadium op te sporen, kunnen bedrijven hun reputatie en financiën beschermen. Een sterke meldcultuur ontmoedigt in de eerste plaats wangedrag door werknemers.


Het verbetert het vertrouwen en voldoet aan de wettelijke vereisten:


• Veilige ruimte om je uit te spreken: Als werknemers hun zorgen op een vertrouwelijke manier kunnen melden, is de kans groter dat ze de organisatie vertrouwen. Dit bevordert een positieve werkomgeving.

• De regels volgen: MElke regelgeving, vooral in de financiële sector, vereist dat organisaties over klokkenluiderskanalen beschikken.
  Het zorgt voor een betere werkomgeving:
  

  • Transparantie en verantwoording: Een effectief klokkenluidersprogramma laat zien dat het bedrijf transparantie en verantwoordelijkheid hoog in het vaandel heeft staan, wat leidt tot een positievere werkcultuur.

  
  

  Het opzetten van efficiënte klokkenluiderskanalen en het handhaven van adequate bescherming voor klokkenluiders is niet alleen een manier om onze economie te beschermen, maar schendingen van de regels van de Unie kunnen mensenlevens in gevaar brengen en een bedreiging vormen voor het welzijn van onze samenleving als geheel. Onlangs, in mei 2024, heeft Santiago Paredes, voormalig kwaliteitsinspecteur bij Spirit AeroSystems, zijn bedrijf verraden nadat hij Boeing-onderdelen met gebreken had geleverd. Ondanks bewijs van wijdverspreide defecten die tijdens vergaderingen door beide bedrijven werden besproken, werd Paredes onder druk gezet om de rapportagemethoden te veranderen om hun aantallen te verlagen. Toen hij protesteerde, werd hij gedegradeerd en overgeplaatst binnen de fabriek. Na zijn demotie diende Paredes een "ethische klacht" in bij de HR-afdeling. De klacht was gedeeltelijk succesvol en resulteerde in zijn herplaatsing en achterstallig loon. Kort daarna verliet hij echter het bedrijf.

  
  

  HHoe moet ik kiezen tussen interne en externe kanalen?

  Bedrijven hebben twee opties voor klokkenluiderskanalen: intern (beheerd door het bedrijf) of extern (beheerd door een derde partij). Interne kanalen kunnen geïntegreerd worden in bestaande HR-processen en aangepast worden aan de bedrijfscultuur. Ze kunnen echter gevoelig zijn voor vooroordelen en angst voor vergelding. Externe kanalen bieden meer onpartijdigheid en vertrouwen voor klokkenluiders. Ze brengen echter extra kosten met zich mee en minder controle voor het bedrijf. Naast de interne/externe opzet zijn er verschillende meldingsmethoden om te overwegen:
  
  
  

  • 1

    Hotlines: Bieden onmiddellijk contact en anonimiteit, maar zijn mogelijk niet geschikt voor complexe meldingen en bieden een beperkte follow-up.

  • 2

    Online rapportagesystemen: Sta gedetailleerde rapportage toe met behoud van anonimiteit, maar kan training van werknemers vereisen. Online platforms zijn beveiligde websites of apps die worden beheerd en gemaakt door onafhankelijke organisaties. Het platform gebruikt sterke encryptie en gegevensbeschermingsmaatregelen om identiteiten te beschermen en vergelding te voorkomen.

  • 3

    Rapportage per e-mail: Handig en vertrouwd, maar er zijn zorgen over de veiligheid en anonimiteit kan moeilijk te garanderen zijn.

  • 4

    Persoonlijk verslag: Maakt het mogelijk vertrouwen op te bouwen en onmiddellijk opheldering te krijgen, maar mist anonimiteit en kan leiden tot angst voor vergelding.

  • 5

    Drop Boxes: Bieden een eenvoudige en anonieme optie, maar zijn niet geschikt voor dringende meldingen, beperken de communicatie tot een schriftelijke vorm en vereisen regelmatige beveiligde verwerking. Bovendien voldoen ze mogelijk niet aan de regelgeving die bevestiging en updates vereist.

  • 6

    Mobiele apps: Bieden toegankelijkheid en realtime updates met multimediamogelijkheden, maar vereisen toegang via een smartphone en brengen ontwikkelings- en onderhoudskosten met zich mee.

  
  Bij het kiezen van het juiste klokkenluiderskanaal moet een evenwicht worden gevonden tussen de behoefte aan anonimiteit en onpartijdigheid enerzijds en praktische uitvoerbaarheid en kosteneffectiviteit anderzijds. Door de voor- en nadelen van elke optie in overweging te nemen, kunnen bedrijven een systeem creëren dat ethisch gedrag aanmoedigt en zowel werknemers als de organisatie beschermt.
  
  

  Hoe kan het klokkenluiderskanaal werken voor financiële instellingen?

  Financiële instellingen opereren in een sterk gereguleerde en ethisch gevoelige omgeving. Een efficiënt klokkenluiderskanaal is cruciaal om ethisch gedrag aan te moedigen en de organisatie te beschermen tegen potentiële risico's. In een Australisch onderzoek verklaarden veel voormalige klokkenluiders dat verbeteringen in het management en de werkcultuur als nuttiger worden gezien dan daadwerkelijke wetgeving voor de bescherming van klokkenluiders, omdat deze niet als effectief worden gezien. Dit is hoe financiële instellingen hun klokkenluiderskanalen effectiever kunnen laten werken:
  
  
  Het opbouwen van vertrouwen en transparantie is van het grootste belang:
  

  • Constante bewustmakingscampagnes: Communiceer regelmatig over het bestaan en het belang van het klokkenluidersprogramma. Gebruik een aanpak via meerdere kanalen, waaronder trainingssessies, intranetbronnen, posters en zelfs interne sociale mediaplatforms om alle werknemers te bereiken. Anonimiteit garanderen: Werknemers moeten zich veilig voelen om hun mond open te doen. Implementeer strikte vertrouwelijkheidsmaatregelen en bied verschillende meldopties (hotline, online, mobiele app) om tegemoet te komen aan individuele voorkeuren en comfortniveaus.

  • Leiderschapsverplichting: Onderschrijf het klokkenluidersprogramma publiekelijk door het te integreren in de bedrijfscultuur. Het hogere management moet openlijk communiceren dat vergelding tegen klokkenluiders niet getolereerd wordt.

  
  Versterking van het klokkenluidersproces:
  

  • Eenvoudige en toegankelijke rapportage: Ontwerp een gebruiksvriendelijk rapportagesysteem dat gemakkelijk te navigeren is. Zorg voor duidelijke instructies, meertalige ondersteuning en mobiele compatibiliteit voor toegankelijkheid.

  • Investering in opleiding: Train werknemers over hoe ze mogelijk wangedrag kunnen herkennen en melden. Train managers in het omgaan met meldingen met gevoeligheid, professionaliteit en de juiste opvolgingsprocedures.

  • Tijdige reacties en updates: Stel duidelijke tijdschema's op voor het erkennen en onderzoeken van meldingen. Geef klokkenluiders regelmatig updates over de voortgang van hun meldingen om het vertrouwen en de betrokkenheid te behouden.

  • Grondig en onafhankelijk onderzoek: Trek middelen uit voor een eerlijk en onafhankelijk onderzoeksproces. Overweeg om externe onderzoekers in te schakelen voor bijzonder gevoelige zaken om onpartijdigheid te garanderen.

  
  Een spreekcultuur bevorderen:
  

  • Ethisch gedrag belonen: Erken en beloon werknemers die te goeder trouw gebruik maken van het klokkenluiderskanaal. Dit versterkt een cultuur van transparantie en verantwoordelijkheid binnen de organisatie.

  • Continue verbetering:Regelmatig de effectiviteit van het klokkenluidersprogramma beoordelen. Analyseer rapporten en identificeer verbeterpunten om ervoor te zorgen dat het programma relevant en efficiënt blijft.

  • Feedback van werknemers is essentieel: Voer anonieme enquêtes uit om feedback van werknemers te verzamelen over de toegankelijkheid en effectiviteit van het kanaal. Dit zorgt voor voortdurende verbetering op basis van gebruikerservaringen.

  
  Het opzetten van een effectief klokkenluiderssysteem gaat verder dan alleen naleving. Het gaat om het bevorderen van een cultuur van transparantie, vertrouwen en verantwoordelijkheid. Door werknemers een veilig platform te bieden om wangedrag te melden, kunnen organisaties zichzelf beschermen tegen potentiële risico's en hun betrokkenheid bij ethisch gedrag tonen. Het implementeren van een robuust klokkenluidersysteem is een cruciale stap in het opbouwen van een sterke en integere organisatie, één die bestaande culturele normen actief uitdaagt.
  
  
  WhistleblowingReportingComplianceFinancial InstitutionsTransparency
   
  5 vond het artikel leuk!