Houd je van cookies? 🍪 We gebruiken cookies, we gaan gewoon naar onze website, we slaan geen persoonlijke gegevens op. Door onze site te gebruiken, lezen we je graag Cookiebeleid, Privacybeleid en Servicevoorwaarden.
Bedrijfsentiteiten, met hun complexe netwerken en veelzijdige activiteiten, kunnen een toevluchtsoord worden voor criminele activiteiten. Illegaal geld en onwettige handelingen kunnen verborgen zitten in lagen van transacties tussen dochterondernemingen en partnerschappen, duistere uiteindelijke begunstigden en dubieuze dekmantelbedrijven. Hoe kunnen financiële instellingen een goede KYC uitvoeren om te voorkomen dat ze ten prooi vallen aan deze boosdoeners?
Goed uitvoeren Know Your Customer (KYC) onderzoek naar zakelijke klanten is essentieel voor financiële instellingen. Het helpt niet alleen de stroom van criminele activiteiten te stoppen, maar voorkomt ook boetes, reputatieschade en verlies van vertrouwen bij klanten.
KYC-controles op zakelijke klanten zijn inherent complexer dan die voor particuliere klanten. Deze complexiteit komt voort uit de ingewikkelde eigendomsstructuren en lagen die verbonden zijn aan bedrijfsentiteiten, waardoor een grondig onderzoek nodig is naar de operationele achtergrond van het bedrijf, het uiteindelijke eigendom en mogelijke rode vlaggen binnen hun netwerken en transacties.
Laten we eens kijken hoe deze uitgebreide controles effectief kunnen worden uitgevoerd.
De FAG stelt dat entiteiten op verschillende manieren misbruikt kunnen worden, waaronder het witwassen van geld, omkoping en corruptie, ongepaste transacties met voorkennis, belastingfraude, financiering van terroristische activiteiten en andere vormen van illegale activiteiten.
While regulations such as the Europese AML-richtlijnen zich richten op entiteiten met een hoger AML-risico, zoals aanbieders van virtuele valuta of kunsthandelaren, moeten financiële instellingen KYC uitvoeren op bedrijven in alle sectoren om potentiële risico's in verband met witwaspraktijken en terrorismefinanciering in een breed scala van zakelijke contexten te identificeren en te beperken.
Hierdoor kunnen financiële instellingen een goed inzicht krijgen in de financiële activiteiten van hun klanten, de legitimiteit van transacties beoordelen en verdachte of ongebruikelijke patronen detecteren die kunnen duiden op illegaal gedrag.
In december 2023 werd BNP Paribas Securities Services beschuldigd door Franse en Amerikaanse autoriteiten van "witwassen met verzwarende omstandigheden". De Franse financiële instelling faalde in het monitoren en uitvoeren van KYC op TCR International Limited, een bedrijf geregistreerd in Cyprus, dat tussen 2019 en 2021 enkele honderden miljoenen euro's en dollars van dubieuze oorsprong en zonder economische logica overmaakte.
Welke documenten zijn nodig om KYC op bedrijven uit te voeren?
Om een goede KYC op bedrijfsentiteiten uit te voeren, moeten financiële instellingen de volgende documenten en informatie verzamelen:
1
Kopie van geldig identiteitsbewijs/paspoort van de uiteindelijk gerechtigden - deze vereiste stelt AML-experts in staat om de identiteit te verifiëren van individuen die uiteindelijk zeggenschap hebben over of profiteren van de bedrijfsentiteit. Op de kopieën moeten duidelijk de volledige naam, geboortedatum, geboorteplaats, geldigheid en registratienummer van de persoon of personen staan.
2
Bewijs van adres - AML-experts moeten ook vragen naar het bewijs van het adres van de uiteindelijke begunstigde en de verblijfplaats. Dit kan door middel van een rekening of een ander soortgelijk document.
3
Verklaring van aandeelhouderschap - dit document vereist dat het bedrijf gedetailleerde informatie bekendmaakt over zijn uiteindelijke begunstigden, inclusief hun identiteit, eigendomspercentages en relaties met het bedrijf. Het helpt financiële instellingen bij het identificeren en verifiëren van individuen die uiteindelijk de controle hebben over of voordeel halen uit het bedrijf, wat grondige due diligence en risicobeoordeling mogelijk maakt.
4
Kopie van geldig identiteitsbewijs/paspoort van bevoegde personen - personen die gemachtigd zijn om te tekenen voor de uiteindelijk gerechtigde(n), beslissingen te nemen voor het bedrijf, etc. moeten ook een kopie van hun identiteitsbewijs overleggen.
5
Document waaruit blijkt dat macht is verleend aan bevoegde personen - dit document, zoals een volmacht of een besluit van de raad van bestuur, verifieert dat de personen die handelen namens het bedrijf de legitieme autoriteit hebben om beslissingen te nemen, transacties uit te voeren en het bedrijf te vertegenwoordigen in verschillende zaken, en zorgt ervoor dat alle activiteiten zijn goedgekeurd door de bestuursorganen van de bedrijfsentiteit.
6
Bedrijfsregister - dit document biedt een officiële bevestiging van de wettelijke status en het geregistreerde adres van het bedrijf en biedt AML-experts cruciale informatie over de oprichting van de entiteit, de directeuren en aandeelhouders, wat helpt bij het beoordelen van de legitimiteit en het risicoprofiel van de zakelijke klant. Een uittreksel van de Kamer van Koophandel kan ook worden gebruikt.
7
Oprichtingsakte - dit document dient als wettelijk bewijs dat het bedrijf formeel is opgericht en erkend als rechtspersoon door de relevante autoriteiten. Het bevat essentiële details zoals de naam van het bedrijf, de oprichtingsdatum en het registratienummer, zodat AML-experts het bestaan en de legitimiteit van het bedrijf kunnen controleren.
8
Statuten - dit document beschrijft de interne regels en voorschriften waarin het bestuur en de werking van het bedrijf worden geregeld, inclusief details over de rechten van aandeelhouders, de bevoegdheden van bestuurders en besluitvormingsprocedures. Door de statuten door te nemen, krijgen AML-experts inzicht in de bedrijfsstructuur, bestuurspraktijken en potentiële risicofactoren van het bedrijf, waardoor ze beter kunnen beoordelen of het bedrijf voldoet aan de wettelijke vereisten en eventuele rode vlaggen kunnen identificeren.
9
Aandeelhoudersregister - dit document geeft een uitgebreide lijst van personen of entiteiten die aandelen in het bedrijf bezitten, samen met details over hun eigendomsbelangen. Het bestuderen van het aandeelhoudersregister stelt AML-experts in staat om de uiteindelijke begunstigden van het bedrijf te identificeren, de eigendomsstructuur te begrijpen en mogelijke risico's in verband met geheime of complexe eigendomsregelingen te beoordelen.
10
Bronnenverklaring - dit document verplicht het bedrijf om informatie te verstrekken over de herkomst en legitimiteit van de fondsen die worden gebruikt voor de activiteiten, investeringen of transacties. Het helpt financiële instellingen om te controleren of de fondsen afkomstig zijn uit legitieme bronnen en niet in verband worden gebracht met illegale activiteiten zoals het witwassen van geld, corruptie of de financiering van terrorisme.
In de EU hebben financiële instellingen onder de 5e AML-richtlijn toegang tot nationale registers van uiteindelijke begunstigden (UBO's) waarmee ze de identiteit van uiteindelijke begunstigden efficiënter en nauwkeuriger kunnen verifiëren. Lees ons artikel over UBO-registers voor meer informatie..
Welke extra controles moeten worden uitgevoerd op entiteiten met een hoog risico?
Entiteiten met een hoog risico brengen vaak complexiteiten en uitdagingen met zich mee die een rigoureuzere aanpak vereisen dan standaard due diligence. Wanneer financiële instellingen te maken hebben met entiteiten met een hoog risico, moeten ze maatregelen voor verscherpt due diligence (EDD) implementeren om potentiële risico's te beperken.
Naast de bovengenoemde documenten moeten AML-experts ook de geografische locaties van het bedrijf, de filialen en de dochterondernemingen opvragen om te controleren of ze geen zaken doen in landen waartegen sancties zijn afgekondigd of op locaties die een verhoogd risico kunnen vormen. Er moet ook een lijst worden opgevraagd van tegenpartijen of andere entiteiten waarmee ze zaken doen, samen met hun locatie.
Indien mogelijk moet de bedrijfseenheid in de KYC-fase persoonlijke interviews afnemen om ervoor te zorgen dat de belangrijkste medewerkers en uiteindelijke begunstigden van de entiteit aanvullende verificatie en duidelijkheid kunnen bieden over het doel, de structuur en de operationele methoden van de entiteit. Bezoeken ter plaatse aan de operationele locaties van de entiteit met een hoog risico kunnen ook waardevolle inzichten opleveren in de legitimiteit van haar activiteiten.
Bovendien is het cruciaal om te controleren of bedrijven met een hoog risico zich niet inlaten met de handel in goederen voor tweeërlei gebruik. Dit zijn goederen die zowel voor civiele als militaire doeleinden kunnen worden gebruikt. Als dat nodig wordt geacht, moeten er brieven worden afgegeven en ondertekend door het bedrijf waarin wordt bevestigd dat het bedrijf niet in dergelijke goederen handelt.
Wat zijn rode vlaggen met betrekking tot zakelijke klanten?
Bij het uitvoeren van KYC op bedrijfsentiteiten kan het volgende gedrag een verdenking oproepen:
Inconsistente of onvolledige documentatie tijdens het inwerkproces.
Onverklaarbare discrepanties tussen de opgegeven bedrijfsactiviteiten en de financiële transacties van het bedrijf.
Transacties waarbij rechtsgebieden met een hoog risico betrokken zijn die bekend staan om het witwassen van geld of de financiering van terrorisme.
Complexe bedrijfsstructuren met meerdere eigendomslagen of offshore-entiteiten die ontworpen zijn om het uiteindelijke eigendom te verhullen.
Gebruik van aandeelhouders of bestuurders op naam om de werkelijke economische eigenaren van het bedrijf te verbergen.
Gebrek aan transparantie of weigering om gevraagde informatie of documentatie te verstrekken tijdens het KYC-proces.
Betrokkenheid bij industrieën of sectoren die bekend staan om een hoog risico op financiële criminaliteit, zoals casino's, geldtransportbedrijven of lege vennootschappen.
Ontdekking van negatieve berichten in de media of negatieve informatie over het bedrijf of zijn belangrijkste medewerkers, wat wijst op potentiële risico's voor de reputatie of integriteit.
Onverklaarbare bronnen van rijkdom of financiering voor de activiteiten, investeringen of uitbreidingsinitiatieven van het bedrijf.
Gebruik van geldverslindende bedrijven of dekmantelbedrijven om illegaal geld door te sluizen via legale kanalen.
Inconsistenties in de eigendomsstructuur van het bedrijf of informatie over uiteindelijke begunstigden in verschillende documenten of databases.
Waarom is constante verificatie belangrijk voor bedrijven?
Omdat bedrijfsstructuren, eigendomsverhoudingen en bijbehorende risicoprofielen in de loop der tijd kunnen veranderen, helpen regelmatige updates en controles van klantgegevens instellingen om nauwkeurige dossiers bij te houden en inzicht te krijgen in de huidige aard van hun zakelijke relaties.
Dit kan worden gedaan door periodieke beoordelingen en monitoring van cliëntenrekeningen, waarbij het risicoprofiel van de cliënt opnieuw wordt beoordeeld, de juistheid van eerder verstrekte informatie wordt geverifieerd en indien nodig nieuwe of bijgewerkte documentatie wordt verzameld.
Door waakzaam en proactief te blijven in hun due diligence-inspanningen kunnen financiële instellingen de risico's in verband met het witwassen van geld, de financiering van terrorisme en andere illegale financiële activiteiten effectief beperken, en zo hun reputatie beschermen en blijven voldoen aan de wettelijke vereisten.
Wat zijn de belangrijkste EU-richtlijnen met betrekking tot het witwassen van geld en de financiering van terrorisme? In...
ComplianceWed 15 March 2023
Deskundigen op het gebied van risicobeheer en compliance met de regelgeving
Pideeco is een adviesbureau dat juridische diensten, zakelijke oplossingen, operationele assistentie en educatief materiaal biedt voor professionals in de financiële sector.
We zijn gevestigd in Brussel en zijn gespecialiseerd in diensten voor het naleven van wettelijke risico's in de eurozone.
Pideeco combineert professionele kennis van regelgeving en technische expertise om het bedrijfsreputationele en operationele risico te beschermen. Onze unieke klantgerichte aanpak helpt ons bij het bouwen van strategische en legitieme kostenefficiënte oplossingen.
Als u met ons als team werkt, betekent dit dat u complementaire mensen kunt bereiken, wat out-of-the-box denken en innovatieve visie.
