Houd je van cookies? 🍪 We gebruiken cookies, we gaan gewoon naar onze website, we slaan geen persoonlijke gegevens op. Door onze site te gebruiken, lezen we je graag Cookiebeleid, Privacybeleid en Servicevoorwaarden.
Met de eindeloze stroom voorschriften en verplichtingen die aan financiële instellingen worden opgelegd, is het geen wonder dat afdelingen in de hele sector worstelen om te voldoen en een race tegen de klok voeren om hun deadlines te halen. Maar is er een manier om deze last te verminderen?
Bijgewerkte AML- en KYC-vereisten, ESG-informatie, cryptoverplichtingen, Het lijkt erop dat de lijst met compliance-eisen steeds langer wordt.
Als gevolg van deze steeds complexere regelgeving moeten financiële instellingen hun processen voortdurend aanpassen in een landschap van ontbrekende middelen, stijgende kosten, verlies van motivatie en mogelijk oplopende boetes.
Deze uitdaging, die bekend staat als compliance burden, hoeft niet overweldigend te zijn. Laten we eens kijken naar manieren om deze last te verminderen en de compliance-inspanningen te stroomlijnen.
Wat is nalevingslast?
Compliance last kan worden gedefinieerd als de uitgebreide inspanning, tijd en middelen die financiële instellingen nodig hebben om te voldoen aan een groot aantal wettelijke vereisten en verplichtingen die worden opgelegd door bestuursorganen.
Deze last omvat niet alleen de directe kosten in verband met complianceactiviteiten, maar ook de indirecte kosten zoals de afleiding van personeel van andere kritieke taken, de behoefte aan voortdurende training en opleiding, en de implementatie van gesofisticeerde compliancebeheersystemen. Het cumulatieve effect kan financiële instellingen onder druk zetten en leiden tot operationele inefficiëntie.
In een rapport van Thomson Reuters gepubliceerd in 2023, geloofde 59% van de ondervraagde compliance officers in de EU en het Verenigd Koninkrijk dat er in de komende 12 maanden een lichte toename zou zijn van het aantal regelgevende informatie dat zou worden gepubliceerd. In de VS was dat 43%.
Wat moet de compliance-afdeling doen om de compliance-last te verminderen?
De compliance afdeling heeft een fundamentele rol in het verminderen van de compliancelast. Door effectieve strategieën te implementeren, kan de afdeling ervoor zorgen dat de implementatie van regelgeving niet zwaar op de hele organisatie drukt. Deze omvatten:
1
Regulatory Watch: Het opstellen van een uitgebreide en duidelijke Regulatory Watch stelt de compliance afdeling in staat om nieuwe regelgeving op tijd te detecteren, zodat financiële instellingen de tijd hebben om nieuwe processen te implementeren zonder zich op het laatste moment te hoeven haasten. Zorg ervoor dat je in je Regulatory Watch een uitsplitsing opneemt van de regelgeving, de stakeholders die erbij betrokken moeten worden, duidelijke deadlines en de volgende stappen die genomen moeten worden.
2
Ontwikkeling van een routekaart voor naleving: Maak op basis van de informatie in de Regulatory Watch een duidelijk stappenplan voor de implementatie van het nieuwe proces. Hoe duidelijker ieders taken, hoe minder verloop en tijdverlies. Ga met de relevante belanghebbenden om de tafel zitten om ieders taken in kaart te brengen en deadlines vast te stellen.
3
Stimuleren van samenwerking tussen afdelingen: Het is essentieel dat samenwerking tussen afdelingen wordt aangemoedigd en vergemakkelijkt om een samenhangende aanpak van naleving te garanderen. Dit betekent regelmatige communicatie, gedeelde doelen en geïntegreerde processen tussen afdelingen om de inspanningen op het gebied van compliance te stroomlijnen en de wettelijke vereisten effectiever aan te pakken. Door samen te werken kunnen afdelingen inzichten, middelen en best practices delen, waardoor uiteindelijk redundantie wordt verminderd en de algehele efficiëntie van compliance wordt verbeterd.
4
Duidelijk beleid en duidelijke procedures: door duidelijke beleidsregels en procedures op te stellen, kunnen de werknemers van het bedrijf begrijpen hoe ze de nieuwe processen moeten uitvoeren. Hoe duidelijker, hoe beter.
5
Verbetering van communicatie: communiceer in een vroeg stadium (wanneer het stappenplan is uitgestippeld) naar alle werknemers over de nieuwe regelgeving en aankomende processen om verrassingen te voorkomen. Dit kan via een interne communicatie zoals een e-mail.
6
Training & workshops: Organiseer kort voordat het nieuwe proces van start gaat trainingen of workshops voor de medewerkers die bij het proces betrokken zijn. Maak de trainingen persoonlijk voor de verschillende afdelingen en vermijd algemene trainingen.
7
Verbetering van interne controles: Dit omvat het regelmatig herzien en bijwerken van controlemechanismen om deze in lijn te brengen met de huidige regelgeving en best practices binnen de sector. Het implementeren van robuuste controles en waarborgen, het uitvoeren van periodieke interne audits, waaronder bedrijfsbrede risicobeoordelingen (EWRA), en het vastleggen van een duidelijke verantwoordingsplicht kan helpen om inbreuken op de naleving vroegtijdig op te sporen en te voorkomen.
Hoe verminder je de nalevingslast voor werknemers?
Medewerkers van verschillende afdelingen buiten compliance worden vaak het hardst getroffen door de compliancelast. De bedrijfsafdeling die bijvoorbeeld nieuwe KYC-regels moet implementeren, moet deze regels niet alleen begrijpen, maar ook integreren in hun bestaande processen. Dit kan leiden tot een hogere werkdruk, waardoor er meer tijd en moeite nodig is om de identiteit van klanten te verifiëren en nauwkeurige dossiers bij te houden.
Een efficiënte manier om dergelijke druk te vermijden is om nieuwe controles direct in hun workflow op te nemen. Dit kan worden gedaan door dergelijke controles zo dicht mogelijk bij de besluitvormingspunten op te nemen door nieuwe tools te ontwikkelen of bestaande aan te passen en het proces duidelijk te beschrijven in een procedure.
Welke nieuwe controle op naleving er ook wordt geïmplementeerd, het moet zo worden ontworpen dat het naadloos integreert met de huidige activiteiten, zodat de verstoring minimaal is.
Het bieden van voldoende middelen en ondersteuning tijdens de overgangsperiode kan ook de extra werkdruk verlichten, zodat werknemers hun productiviteit kunnen behouden terwijl ze aan de nieuwe voorschriften voldoen.
Volgens Gartner, een Amerikaans technologisch onderzoeks- en adviesbureau, kon 32% van de ondervraagde werknemers relevante informatie niet vinden nadat ze een nalevingsverplichting hadden gemist, terwijl 20% niet eens wist dat er informatie nodig was.
Hoe kan technologie de nalevingslast helpen verminderen?
Technologie kan een grote bijdrage leveren aan het verminderen van de compliancelast, maar kan tegelijkertijd ook het tegenovergestelde effect hebben. Nieuwe nalevingscontroles betekenen vaak een grotere complexiteit, potentiële integratieproblemen en de behoefte aan voortdurende updates en onderhoud.
Het ontwikkelen van nieuwe tools of het aanpassen van bestaande tools vereist tijd, middelen en kennis die mogelijk niet direct beschikbaar zijn in een bedrijf. Er zijn echter manieren om deze last te verlichten.
De eerste is het verbeteren van de gegevenskwaliteit, zoals het hebben van volledige klantgegevens. Door ervoor te zorgen dat gegevens accuraat, consistent en gemakkelijk toegankelijk zijn, kunnen bedrijven de creatie of aanpassing van tools stroomlijnen. Het implementeren van robuuste kaders voor data governance kan helpen om hoge datastandaarden te handhaven en de integratie van nieuwe controles soepeler te laten verlopen.
De tweede benadering is om waar mogelijk gebruik te maken van automatisering. Hoewel dit in het begin misschien wat meer werk vergt, vooral als het een nieuwe tool is en een investering van de IT-afdeling vereist, kan de beloning helpen de last te verminderen die met de nieuwe besturing gepaard gaat.
Geautomatiseerde systemen kunnen routinematige compliance-taken efficiënt afhandelen, zoals transacties controleren, rapporten genereren en potentiële problemen in realtime signaleren. Dit verbetert niet alleen de nauwkeurigheid, maar maakt ook personeel vrij om zich op meer strategische activiteiten te richten.
Bovendien kan automatisering een schaalbare oplossing bieden die zich aanpast aan de groeiende behoeften van de organisatie. Naarmate de regelgeving verandert en de bedrijfsactiviteiten uitbreiden, kunnen geautomatiseerde systemen met minimale onderbreking worden bijgewerkt, zodat ze voortdurend aan de eisen voldoen zonder dat er veel extra middelen nodig zijn.
Hoe kan externe expertise de compliancelast helpen verlichten?
Externe consultants kunnen organisaties op verschillende manieren helpen om de compliancelast te verlichten. Hun gespecialiseerde kennis van industrievoorschriften en best practices zorgt ervoor dat een organisatie op de hoogte blijft van de nieuwste compliance-eisen.
Ze kunnen ook een objectieve beoordeling geven van de huidige nalevingsprocessen en gebieden identificeren die voor verbetering vatbaar zijn, om zo de activiteiten te stroomlijnen en inefficiënties te verminderen.
Externe deskundigen kunnen helpen met de implementatie van nieuwe compliancecontroles, bieden begeleiding bij het integreren van deze controles in bestaande workflows en zorgen ervoor dat ze zijn afgestemd op de specifieke behoeften van de organisatie. Ze hebben vaak toegang tot geavanceerde compliance tools en technologieën en kunnen deze oplossingen aanbevelen en helpen implementeren, door gebruik te maken van automatisering om de handmatige werklast die gepaard gaat met compliance taken te verminderen.
Consultants kunnen ook gerichte trainingsprogramma's voor werknemers verzorgen, om ervoor te zorgen dat het personeel op de hoogte is van de compliancevereisten en bedreven is in het gebruik van nieuwe tools en systemen.
Door de implementatie van nieuwe compliancecontroles uit te besteden, kunnen organisaties tijd en interne middelen besparen, waardoor de compliancelast effectief afneemt en de operationele efficiëntie toeneemt.
Compliance-last: een complexe uitdaging
Hoewel het misschien lijkt alsof regels bedoeld zijn om bepaalde processen te belemmeren, het tegenovergestelde is waar. Regelgeving wordt ingevoerd om belanghebbenden te beschermen, bedrijven en markten te stabiliseren, verantwoordelijkheden af te bakenen, de transparantie te vergroten en onethische praktijken tegen te gaan.
Dit creëert een reeks nieuwe controles en processen die organisaties moeten implementeren, wat een belasting vormt voor het bedrijf en de werknemers. Het is onmogelijk om aan deze uitdaging te ontsnappen. Het kan echter worden verminderd door een reeks praktijken die communicatie over compliance, het automatiseren van routinetaken, het verbeteren van de opleiding van personeel en het inzetten van externe expertise garanderen voor een efficiënt en effectief compliancebeheer.
Virtuele IBAN's staan op het punt het bankieren te revolutioneren. Ontdek hoe vIBAN's financiële criminaliteit ...
Financial InstitutionsWed 12 February 2025
Deskundigen op het gebied van risicobeheer en compliance met de regelgeving
Pideeco is een adviesbureau dat juridische diensten, zakelijke oplossingen, operationele assistentie en educatief materiaal biedt voor professionals in de financiële sector.
We zijn gevestigd in Brussel en zijn gespecialiseerd in diensten voor het naleven van wettelijke risico's in de eurozone.
Pideeco combineert professionele kennis van regelgeving en technische expertise om het bedrijfsreputationele en operationele risico te beschermen. Onze unieke klantgerichte aanpak helpt ons bij het bouwen van strategische en legitieme kostenefficiënte oplossingen.
Als u met ons als team werkt, betekent dit dat u complementaire mensen kunt bereiken, wat out-of-the-box denken en innovatieve visie.
