Houd je van cookies? 🍪 We gebruiken cookies, we gaan gewoon naar onze website, we slaan geen persoonlijke gegevens op. Door onze site te gebruiken, lezen we je graag Cookiebeleid, Privacybeleid en Servicevoorwaarden.
Stel je een situatie voor waarin de integriteit van je organisatie wordt aangetast door persoonlijk gewin - hoe zou je dan reageren? Op het gebied van bedrijfsethiek is een sterk programma voor belangenverstrengeling de hoeksteen die de reputatie van een organisatie intact houdt. Transparantie is daarmee niet alleen een beleid, maar ook een praktijk.
Er is sprake van belangenverstrengeling wanneer iemands belangen, zoals die met betrekking tot geld, familie, klanten of sociale status, mogelijk in de weg staan van zijn professionele verplichtingen en besluitvorming.
Belangenverstrengeling kan in elke sector voorkomen, of het nu gaat om bedrijven, non-profitorganisaties, academische instellingen, financiële instellingen, farmaceutische bedrijven of overheidsinstellingen, en als er niet op de juiste manier mee wordt omgegaan, kan dit het vertrouwen ondermijnen, reputaties beschadigen en leiden tot aanzienlijke juridische en financiële gevolgen.
Een degelijk programma voor belangenverstrengeling is niet alleen een wettelijke vereiste of een kwestie van naleving; het is een hoeksteen van ethisch gedrag en goed bestuur.
Hoe je een sterk beleid inzake belangenverstrengeling opstelt
Het eerste element van een COI-programma is een sterk beleid. Dit document legt in detail uit wat een belangenconflict is, hoe het bekend wordt gemaakt en welke stappen er moeten worden genomen om potentiële conflicten te beheren of te beperken.
De volgende elementen moeten aanwezig zijn in een COI-beleid:
1
Duidelijke definities: Geef een duidelijke en uitgebreide definitie van belangenverstrengeling. Neem specifieke voorbeelden op die relevant zijn voor de organisatie om verschillende soorten conflicten te illustreren.
2
Reikwijdte en toepasbaarheid: Geef aan op wie het beleid van toepassing is (bijv. werknemers, bestuursleden, aannemers). Geef aan in welke contexten het beleid van toepassing is (bijv. aanwerving, inkoop, besluitvormingsprocessen).
3
Openbaarmakingsproces: de stappen voor het melden van een conflict in detail beschrijven, inclusief aan wie dit gemeld moet worden en in welke vorm.
3
Vertrouwelijkheid: ervoor te zorgen dat de openbaarmakingsprocedure de vertrouwelijkheid van de verstrekte informatie. Bescherming opnemen voor klokkenluiders om het melden van meldingen zonder angst voor vergelding aan te moedigen.
4
COI-register: Beschrijf het COI-register, de functie ervan, de belanghebbenden en hoe het zal worden gebruikt.
5
Beoordeling & beheer: Beschrijf de procedure voor het beoordelen van bekendgemaakte conflicten, inclusief wie verantwoordelijk is voor de beoordeling. Beschrijf de acties die ondernomen moeten worden om conflicten te beheersen of te beperken, zoals terugtrekking uit de besluitvorming of herverdeling van taken.
6
Sancties: duidelijk de gevolgen schetsen van het niet bekendmaken van conflicten of het schenden van het beleid, inclusief disciplinaire maatregelen.
Het geven van trainingen over COI is essentieel voor het opleiden van medewerkers over het identificeren, bekendmaken en beheren van mogelijke conflicten. Jaarlijkse trainingssessies zorgen ervoor dat alle medewerkers het COI-beleid van de organisatie, het belang van transparantie en de procedures voor het melden van eventuele zorgen begrijpen.
Hoe maak je een openbaarmakingsproces voor belangenverstrengeling?
Klik op de bubbels om de drie belangrijkste openbaarmakingsprocessen te bekijken die elk COI-programma zou moeten hebben:
COI Bibliotheek - Een COI-bibliotheek is een gecentraliseerde opslagplaats van informatie en documentatie over mogelijke belangenconflicten binnen een organisatie. Deze bibliotheek geeft een overzicht van alle potentiële conflicten waarmee het bedrijf te maken kan krijgen, samen met strategieën om deze conflicten te beperken. Dit moet gebeuren aan het begin van de creatie van het programma.
Het is van groot belang om een COI-bibliotheek te hebben, omdat dit bedrijven in staat stelt om potentiële belangenconflicten systematisch te identificeren, te documenteren en te beheren, waardoor transparantie, verantwoording en naleving van ethische en wettelijke normen worden gewaarborgd. Een robuuste COI-bibliotheek beperkt potentiële risico's door een duidelijk kader te bieden voor het identificeren en beheren van conflicten.
Rapportagemechanisme - Een gebruiksvriendelijke rapportagesysteem voor medewerkers om hun meldingen in te dienen, bij voorkeur een online sjabloon. Zorg ervoor dat er expliciete instructies zijn voor het melden van dergelijke conflicten in dit systeem, dat gemakkelijk toegankelijk en gebruiksvriendelijk moet zijn.
Vertrouwelijkheid is cruciaal voor het aanmoedigen van meldingen, dus het is belangrijk om maatregelen te nemen die de identiteit beschermen van personen die potentiële conflicten melden. Dit kan anonieme meldingsopties inhouden en de verzekering dat alle meldingen discreet zullen worden behandeld.
Stel een COI-functionaris of -commissie aan die verantwoordelijk is voor het ontvangen, beoordelen en beheren van deze meldingen. Dit team moet worden opgeleid om meldingen onpartijdig te behandelen en vertrouwelijkheid te bewaren. Zorg daarnaast voor een duidelijke follow-up procedure om gemelde conflicten aan te pakken, inclusief beoordeling, beperking en, indien nodig, sancties.
Het rapportagemechanisme regelmatig evalueren en bijwerken om ervoor te zorgen dat het effectief blijft en in lijn is met best practices en wettelijke vereisten.
COI-register - Een COI-register is een essentieel hulpmiddel om belangenconflicten systematisch op te sporen, te beheren en te beperken. Door een uitgebreide registratie bij te houden, garandeert het register dat mogelijke conflicten worden gevonden, gemeld en op de juiste manier worden afgehandeld.
Er kan een spreadsheet worden gebruikt om een COI-register aan te maken. Het document moet de volgende elementen bevatten: identificatiegegevens zoals de volledige naam van de persoon die het conflict bekendmaakt, zijn functietitel of rol binnen de organisatie, en de afdeling of eenheid waartoe hij behoort; details van het conflict, waaronder de datum van bekendmaking, een gedetailleerde beschrijving van de aard van het belangenconflict, en het type conflict ingedeeld naar financiële, familiale, persoonlijke of externe banden.
Alle COI-registers moeten ook een auditspoor met de naam van de persoon en de datum en het uur waarop het logboek werd aangemaakt. Zo kun je bewijzen dat je het potentiële conflict hebt gelogd voordat het gebeurde. Zonder audit trail kan een toezichthouder je vragen om een lookback uit te voeren.
Hoe voer je een onderzoek naar belangenverstrengeling uit?
Het uitvoeren van een COI-onderzoek vereist een gestructureerde en grondige aanpak om eerlijkheid, transparantie en verantwoording te garanderen.
De eerste stap is het verzamelen van alle relevante informatie, te beginnen met een gedetailleerd onderzoek van de eerste melding. Dit omvat het verzamelen van alle ondersteunende documenten en het identificeren van alle betrokken partijen, het voeren van gesprekken met de persoon die het conflict heeft gemeld en eventueel ander relevant personeel. Het is essentieel om tijdens dit proces de vertrouwelijkheid te bewaren om de privacy van alle partijen te beschermen en eerlijke communicatie aan te moedigen.
Na het verzamelen van de benodigde informatie moet het onderzoeksteam de gegevens analyseren en bepalen of het bekendgemaakte conflict in strijd is met organisatorisch beleid of ethische normen. De bevindingen moeten worden gedocumenteerd in een gedetailleerd rapport, inclusief aanbevelingen om het conflict te verzachten of op te lossen.
Op basis van deze aanbevelingen moeten passende acties worden ondernomen, zoals het herzien van rollen of verantwoordelijkheden, het implementeren van toezichtmechanismen of het opleggen van sancties indien nodig.
De resultaten en alle geïmplementeerde maatregelen moeten aan alle relevante partijen worden meegedeeld, zodat het oplossingsproces transparant is en de geleerde lessen worden opgenomen in toekomstige COI-beheerpraktijken. Er moeten regelmatige follow-ups worden uitgevoerd om de doeltreffendheid van de beperkende maatregelen te controleren en de voortdurende naleving van het COI-beleid te waarborgen.
Voorbeelden van belangenverstrengeling
Beweeg je muis over de vakjes
Een werknemer die verantwoordelijk is voor het selecteren van leveranciers gunt een contract aan een bedrijf dat eigendom is van een naast familielid.
Een werknemer werkt parttime voor een concurrent of een andere organisatie in dezelfde branche.
Een werknemer accepteert dure geschenken of overvloedige gastvrijheid van een verkoper die een gunstige behandeling wil.
Een directielid zit in de raad van bestuur van een ander bedrijf dat rechtstreeks concurreert met zijn werkgever.
Welke sancties worden gegeven voor belangenverstrengeling?
Sancties voor belangenverstrengeling kunnen variëren afhankelijk van de ernst en de aard van de overtreding. Veelvoorkomende sancties zijn onder andere een formele berisping, verplichte training over ethisch gedrag, het overplaatsen van taken om het conflict op te heffen of tijdelijke schorsing.
In ernstigere gevallen kunnen sancties bestaan uit degradatie, salarisverlaging of beëindiging van het dienstverband. Daarnaast kunnen financiële sancties worden opgelegd, vooral als het conflict heeft geleid tot financieel wangedrag of verlies voor de organisatie.
De bevoegdheid om deze sancties op te leggen ligt meestal bij het senior management of een aangewezen ethische commissie binnen de organisatie. Dit orgaan beoordeelt de bevindingen van het COI-onderzoek en beslist over passende disciplinaire maatregelen in overeenstemming met het beleid van de organisatie en de wettelijke vereisten.
De tone from the top is van cruciaal belang bij het omgaan met belangenverstrengeling, omdat het een duidelijk voorbeeld geeft van ethisch gedrag en toewijding aan transparantie. Als leiderschap consequent integriteit laat zien en hoog in het vaandel heeft staan, moedigt dit de hele organisatie aan om dit voorbeeld te volgen, zodat het COI-beleid op alle niveaus serieus wordt genomen en wordt nageleefd.
Hoe evalueert u uw belangenverstrengelingprogramma?
Het evalueren van je COI-programma omvat een uitgebreide beoordeling om de effectiviteit, relevantie en naleving te garanderen van ethische normen.
Begin met het herzien van het beleid en de procedures van het programma om te bevestigen dat ze duidelijk zijn gedefinieerd, up-to-date en in lijn met de wet- en regelgeving. Voer regelmatig audits uit om de frequentie en aard van de bekendmakingen, de tijdigheid van beoordelingen en de toereikendheid van beheerplannen bij te houden. Door deze gegevens te analyseren kunnen trends worden vastgesteld en verbeterpunten worden aangegeven.
Verzamel daarnaast feedback van werknemers door middel van enquêtes of focusgroepen om inzicht te krijgen in hun bewustzijn van het COI-beleid, het gemak van openbaarmaking en hun perceptie van de manier waarop conflicten worden afgehandeld. Extra trainingen of bewustwordingscampagnes kunnen nodig zijn als medewerkers nog niet bekend zijn met de concepten of niet zeker zijn van het gebruik van de meldingsmechanismen.
Een ander cruciaal aspect van het evalueren van een COI-programma is het meten van de impact ervan op de integriteit en besluitvorming van de organisatie. Casestudies bekijken van bekendgemaakte conflicten om te bepalen of ze effectief werden beheerd en of de gekozen strategieën om conflicten te beperken succesvol waren. Beoordeel of er inbreuken op het beleid zijn geweest of incidenten die niet zijn gemeld, wat kan duiden op hiaten in het programma.
Vergelijk je programma regelmatig met de beste praktijken en normen in de sector om ervoor te zorgen dat het robuust blijft.
Heb je hulp nodig bij het opzetten van je belangenverstrengelingprogramma? Neem contact met ons op en laat onze experts je door het proces begeleiden. Wij bieden uitgebreide oplossingen die zijn afgestemd op uw specifieke behoeften, zodat compliance en transparantie in al uw activiteiten gewaarborgd zijn.
Wat zijn lege vennootschappen en wat zijn hun AML-risico's? Leer wat een lege vennootschap is, hoe ze worden gebruik...
ComplianceTue 30 May 2023
Deskundigen op het gebied van risicobeheer en compliance met de regelgeving
Pideeco is een adviesbureau dat juridische diensten, zakelijke oplossingen, operationele assistentie en educatief materiaal biedt voor professionals in de financiële sector.
We zijn gevestigd in Brussel en zijn gespecialiseerd in diensten voor het naleven van wettelijke risico's in de eurozone.
Pideeco combineert professionele kennis van regelgeving en technische expertise om het bedrijfsreputationele en operationele risico te beschermen. Onze unieke klantgerichte aanpak helpt ons bij het bouwen van strategische en legitieme kostenefficiënte oplossingen.
Als u met ons als team werkt, betekent dit dat u complementaire mensen kunt bereiken, wat out-of-the-box denken en innovatieve visie.
